Bekerja dengan PDF boleh jadi rumit, dan pengguna berpengalaman pun sering terjebak dengan masalah biasa. Memahami kesilapan PDF yang semua orang buat boleh menjimatkan masa awak, meningkatkan kualiti dokumen, dan mencegah kesilapan memalukan. Dari saiz fail yang besar hingga isu kebolehcapaian, kesilapan ini boleh menjejaskan rupa, fungsi, dan jangkauan dokumen awak kepada audiens. Dalam panduan ini, kami akan terangkan 10 kesilapan PDF teratas dan tunjukkan cara betul untuk membetulkannya.
Masalah Saiz Fail dan Pemampatan
Salah satu kesilapan PDF yang paling kerap melibatkan penciptaan fail yang terlalu besar tanpa perlu. Bila awak tukar dokumen dengan imej resolusi tinggi atau kandungan tidak dimampatkan, PDF awak boleh membengkak hingga beberapa megabait atau gigabait. Ini menyukarkan perkongsian dan melambatkan masa pemuatan.
Kenapa Saiz Fail Jadi Besar
PDF besar biasanya terhasil daripada pembenaman imej resolusi penuh, penggunaan fon tidak dimampatkan, atau penyertaan metadata yang tidak perlu. Ramai orang mengimbas dokumen pada 600 DPI sedangkan 300 DPI sudah cukup sempurna untuk kebanyakan tujuan. Begitu juga, membenamkan setiap variasi fon berbanding subset fon menambah kembung yang tidak perlu.
Cara Membetulkan Masalah Saiz Fail
Mulakan dengan memampatkan PDF awak menggunakan alat terbina dalam Adobe Acrobat atau alternatif percuma seperti Smallpdf. Bila membuat PDF dari dokumen sumber, kurangkan resolusi imej kepada 150-300 DPI untuk tontonan skrin. Gunakan pilihan "Save As Reduced Size PDF" dalam produk Adobe, atau pilih tetapan pemampatan dalam pencipta PDF awak. Untuk dokumen yang diimbas, gunakan tetapan "Searchable Image" berbanding "Image Only" untuk mengimbangi kualiti dan saiz.
Kesilapan Keselamatan dan Perlindungan Kata Laluan
Keselamatan adalah kritikal untuk dokumen sensitif, namun ramai orang sama ada melangkaunya sepenuhnya atau melaksanakannya dengan salah. Kesilapan keselamatan biasa termasuk menggunakan kata laluan lemah, terlupa kata laluan tanpa sandaran, atau gagal menyekat pengeditan dan penyalinan bila perlu.
Kecuaian Keselamatan Biasa
Ramai pengguna mencipta PDF dengan maklumat sensitif dan berkongsinya tanpa sebarang perlindungan kata laluan. Yang lain pula gunakan kata laluan mudah seperti "123456" atau "password" yang senang dipecahkan. Ada yang terlupa untuk membezakan antara kata laluan pengguna (untuk membuka) dan kata laluan pemilik (untuk kebenaran mengedit), menjadikan dokumen terdedah kepada perubahan tanpa kebenaran.
Melaksanakan Keselamatan PDF Yang Betul
Sentiasa gunakan kata laluan kuat dengan sekurang-kurangnya 12 aksara, campurkan huruf besar, huruf kecil, nombor, dan simbol. Simpan kata laluan dengan selamat menggunakan pengurus kata laluan. Tetapkan kebenaran yang sesuai - sekat pengeditan dan penyalinan untuk dokumen sensitif sambil membenarkan pencetakan jika perlu. Pertimbangkan untuk menggunakan tandatangan digital untuk dokumen yang memerlukan pengesahan. Untuk fail yang sangat sensitif, gunakan enkripsi 256-bit AES yang tersedia dalam alat PDF moden.
Kesilapan Kebolehcapaian dan Kebolehgunaan
Kebolehcapaian adalah salah satu aspek penciptaan PDF yang paling diabaikan. Dokumen tanpa struktur yang betul, teks alt, atau susunan bacaan yang tepat mewujudkan halangan untuk pengguna kurang upaya dan mungkin melanggar keperluan undang-undang seperti Americans with Disabilities Act.
Kesilapan PDF Yang Semua Orang Buat Dengan Kebolehcapaian
Mencipta PDF dengan hanya mencetak ke PDF menghilangkan semua struktur dan tag dokumen. Ini menjadikan fail tidak boleh dibaca oleh pembaca skrin yang digunakan oleh pengguna cacat penglihatan. Kesilapan biasa lain termasuk teks alt yang hilang untuk imej, susunan bacaan yang lemah, teks berkontras rendah, dan dokumen imbasan yang tidak boleh dicari.
Menjadikan PDF Boleh Diakses
Mulakan dengan dokumen sumber berstruktur betul menggunakan gaya tajuk dalam Word atau aplikasi lain. Bila membuat PDF, gunakan "Save As PDF" berbanding "Print to PDF" untuk mengekalkan struktur. Tambah penerangan teks alternatif untuk semua imej dan grafik. Jalankan pemeriksaan kebolehcapaian menggunakan pemeriksa terbina dalam Adobe Acrobat atau alat percuma seperti PAC 3. Pastikan susunan bacaan yang betul dengan menyemak panel tag. Untuk dokumen imbasan, sentiasa gunakan OCR (Optical Character Recognition) untuk menjadikan teks boleh dicari dan dibaca oleh teknologi bantuan.
Kesilapan Tambahan Yang Perlu Dielakkan
Selain isu utama di atas, beberapa kesilapan biasa lain boleh menjejaskan kualiti PDF awak:
- Terlupa untuk membenamkan fon: Ini menyebabkan teks dipaparkan dengan salah pada komputer lain. Sentiasa benamkan fon bila membuat PDF, terutama untuk dokumen profesional.
- Menggunakan RGB berbanding CMYK: Untuk dokumen bercetak, warna RGB tidak akan sepadan dengan apa yang awak lihat pada skrin. Tukar kepada ruang warna CMYK sebelum membuat PDF yang ditujukan untuk percetakan profesional.
- Tidak mengoptimumkan untuk tontonan web: Aktifkan "Fast Web View" untuk membenarkan muat turun halaman demi halaman berbanding memaksa pengguna menunggu keseluruhan fail.
- Mengabaikan penanda halaman dan hiperpautan: Dokumen panjang tanpa penanda halaman sukar untuk dinavigasi. Tambah penanda halaman untuk bab dan bahagian, dan pastikan hiperpautan boleh diklik.
- Reka bentuk medan borang yang lemah: Borang PDF interaktif dengan label yang tidak jelas, susunan tab yang hilang, atau butang tidak berfungsi mengecewakan pengguna. Uji semua medan borang sebelum diedarkan.
- Membiarkan metadata terdedah: Sifat dokumen sering mengandungi nama pengarang, maklumat syarikat, dan sejarah semakan yang mungkin awak tak nak kongsi. Semak dan bersihkan metadata sebelum berkongsi PDF sensitif.
- Tidak menguji merentasi platform: PDF mungkin dipaparkan berbeza dalam pelbagai pembaca. Uji dokumen awak dalam Adobe Reader, penyemak imbas, dan aplikasi mudah alih sebelum pengedaran akhir.
Intipati Penting:
- Mampatkan imej dan gunakan resolusi yang sesuai untuk mengekalkan saiz fail yang terurus
- Laksanakan keselamatan kuat dengan kata laluan dan kebenaran yang betul untuk dokumen sensitif
- Sentiasa cipta PDF boleh diakses dengan struktur, tag, dan teks alt yang betul
- Benamkan fon, optimumkan untuk tontonan web, dan uji merentasi pelbagai platform sebelum berkongsi
Kesimpulan
Mengelakkan kesilapan PDF biasa ini akan meningkatkan kualiti dokumen dan pengalaman pengguna awak secara dramatik. Dengan fokus pada pemampatan yang betul, keselamatan kuat, dan kebolehcapaian, awak akan cipta PDF yang berfungsi baik untuk semua orang. Luangkan masa untuk semak proses penciptaan PDF awak dan laksanakan pembaikan ini. Usaha tambahan di awal menjimatkan berjam-jam kekecewaan kemudian. Ingat bahawa PDF mewakili profesionalisme awak, jadi pastikan ia berkualiti dengan mengelakkan perangkap biasa ini dan mengikuti amalan terbaik.
Soalan Lazim
Untuk perkongsian e-mel, sasarkan di bawah 10 MB. Untuk tontonan web, 1-5 MB adalah ideal. Dokumen di bawah 1 MB memuatkan paling cepat tetapi mungkin mengorbankan sedikit kualiti imej. Saiz yang betul bergantung pada kaedah pengedaran dan jenis kandungan awak, tetapi pemampatan harus sentiasa digunakan untuk mengurangkan kembung yang tidak perlu.
Cipta PDF dari dokumen sumber berstruktur betul menggunakan gaya tajuk. Tambah teks alternatif untuk semua imej, pastikan susunan bacaan yang betul melalui penandaan, dan gunakan OCR untuk dokumen imbasan. Jalankan pemeriksaan kebolehcapaian dengan Adobe Acrobat atau alat percuma seperti PAC 3 untuk kenal pasti dan betulkan isu sebelum pengedaran.
Kata laluan pengguna (juga dipanggil kata laluan buka) diperlukan untuk melihat PDF sama sekali. Kata laluan pemilik (kata laluan kebenaran) mengawal apa yang pengguna boleh lakukan dengan dokumen, seperti mencetak, menyalin teks, atau mengedit. Awak boleh tetapkan kata laluan pemilik tanpa kata laluan pengguna untuk membenarkan tontonan tetapi menyekat tindakan lain.
Ini berlaku bila fon tidak dibenamkan dalam PDF. Jika komputer penerima tidak mempunyai fon yang sama dipasang, ia menggantikan dengan fon berbeza, mengubah rupa. Sentiasa benamkan fon bila membuat PDF untuk memastikan paparan konsisten merentasi semua peranti dan platform.
Gunakan RGB untuk PDF yang ditujukan untuk tontonan skrin dan pengedaran digital. Gunakan CMYK untuk dokumen yang pergi ke percetakan profesional. Warna RGB tidak akan sepadan dengan output bercetak, manakala CMYK memastikan pembiakan warna yang tepat. Tukar ruang warna awak sebelum membuat PDF berdasarkan penggunaan yang dimaksudkan.