Se você está iniciando um negócio, contratando funcionários ou abrindo uma conta bancária empresarial, provavelmente precisará de um Employer Identification Number (EIN). Este guia Formulário SS4 Explicado vai orientá-lo sobre tudo o que você precisa saber sobre este importante documento do IRS. Também conhecido como Formulário SS-4, esta aplicação é sua porta de entrada para obter um número de identificação fiscal federal. Entender como preencher e enviar este formulário corretamente pode economizar seu tempo e ajudá-lo a evitar erros comuns que atrasam o processamento.
O Que É o Formulário SS-4 e Por Que Você Precisa Dele?
O Formulário SS-4 é um documento oficial do IRS usado para solicitar um Employer Identification Number. Pense no EIN como um número de Seguro Social para o seu negócio. Este número de nove dígitos identifica sua entidade empresarial para fins fiscais e é necessário para várias atividades comerciais.
Você precisa de um EIN se planeja:
- Contratar funcionários e reportar impostos sobre emprego
- Abrir uma conta bancária empresarial
- Operar como uma corporação ou parceria
- Apresentar declarações fiscais para impostos especiais de consumo, emprego, álcool, tabaco ou armas de fogo
- Reter impostos sobre rendimentos pagos a estrangeiros não residentes
Mesmo empresários individuais sem funcionários frequentemente obtêm um EIN para manter suas finanças pessoais e empresariais separadas. O formulário em si é gratuito, e o IRS não cobra nenhuma taxa para processar sua aplicação.
Quem Pode Solicitar um EIN?
Para solicitar um EIN, você deve ter um Taxpayer Identification Number válido (SSN, ITIN ou EIN). A pessoa que faz a solicitação deve ser o diretor principal, sócio geral, concedente, proprietário ou fiduciário. Solicitantes internacionais também podem aplicar, embora possam precisar usar métodos de aplicação diferentes dos negócios baseados nos EUA.
Guia Passo a Passo para Preencher o Formulário SS-4
O Formulário SS-4 contém várias seções que requerem informações específicas sobre seu negócio. Vamos detalhar cada parte para tornar o processo simples.
Informações Básicas do Negócio (Linhas 1-6)
Comece fornecendo o nome legal do seu negócio exatamente como aparece em seus documentos de formação. Se você opera sob um nome diferente (um nome "doing business as" ou DBA), você listará isso separadamente. Inclua o endereço do seu negócio - este deve ser uma localização física, não uma caixa postal, embora você possa listar uma caixa postal para fins de correspondência em uma linha diferente.
Você também precisará especificar o condado e o estado onde seu negócio principal está localizado. Essas informações ajudam o IRS a atribuir sua aplicação ao centro de processamento correto.
Detalhes da Parte Responsável (Linhas 7-8)
A linha 7 solicita o nome da parte responsável. Esta pessoa controla, gerencia ou dirige a entidade e seus fundos. Para corporações, este é tipicamente um diretor principal. Para parcerias, é um sócio geral. Empresários individuais listam a si mesmos.
Você deve fornecer o Social Security Number ou Individual Taxpayer Identification Number da parte responsável. Este requisito ajuda a prevenir fraudes e garante responsabilidade.
Tipo de Entidade e Motivo da Aplicação (Linhas 9-10)
A linha 9 pede que você selecione seu tipo de entidade empresarial. Opções comuns incluem empresa individual, parceria, corporação e sociedade de responsabilidade limitada (LLC). Escolha a opção que corresponde à sua estrutura empresarial oficial.
A linha 10 requer que você explique por que está solicitando um EIN. As opções incluem iniciar um novo negócio, contratar funcionários, fins bancários ou mudar seu tipo de negócio. Selecione a opção que melhor se adapta à sua situação.
Informações Adicionais (Linhas 11-17)
Essas linhas coletam detalhes específicos sobre suas operações comerciais. Você indicará quando seu negócio começou ou foi adquirido, o final do seu ano contábil e o maior número de funcionários que você espera ter. Seja honesto e realista com suas estimativas.
Você também especificará sua atividade empresarial principal e descreverá seus produtos ou serviços. O IRS usa essas informações para classificar seu negócio de acordo com o North American Industry Classification System (NAICS).
Pontos-Chave:
- O Formulário SS-4 é gratuito e necessário para obter um EIN do IRS
- Você pode aplicar online, por correio, fax ou telefone dependendo da sua localização
- Forneça informações precisas sobre sua estrutura empresarial e parte responsável
- Aplicações online recebem EINs imediatamente, enquanto aplicações em papel levam 4-6 semanas
Como Enviar Seu Formulário SS-4
O IRS oferece várias maneiras de enviar sua aplicação, cada uma com diferentes tempos de processamento.
Aplicação Online
O método mais rápido é a aplicação de EIN online. Disponível de segunda a sexta-feira, das 7h às 22h, horário do Leste, este serviço fornece seu EIN imediatamente após a conclusão. Você deve completar a aplicação em uma sessão (ela expira após 15 minutos de inatividade).
O sistema online está disponível apenas para negócios com localização empresarial principal nos Estados Unidos ou territórios dos EUA. A parte responsável deve ter um Taxpayer Identification Number válido.
Envio por Correio ou Fax
Se você preferir aplicações em papel ou não for elegível para preenchimento online, pode enviar seu Formulário SS-4 completo por correio ou fax. Aplicações por fax normalmente recebem respostas dentro de quatro dias úteis. Aplicações enviadas por correio levam de quatro a seis semanas para processar.
Envie sua aplicação para o endereço apropriado do IRS com base na sua localização. O site do IRS fornece endereços de correspondência e números de fax atuais para diferentes estados e solicitantes internacionais.
Aplicação por Telefone
Solicitantes internacionais podem ligar para o IRS para solicitar um EIN. Este serviço está disponível para negócios sem residência legal, local principal de negócios ou escritório principal nos EUA ou seus territórios. Ligue para 267-941-1099 (não é um número gratuito) durante o horário comercial.
Erros Comuns a Evitar
Muitos solicitantes cometem erros simples que atrasam a aprovação do EIN. Aqui estão os erros mais comuns:
- Tipo de entidade incorreto: Certifique-se de selecionar a estrutura empresarial que corresponde aos seus documentos de formação legal
- Informações faltando: Complete todos os campos obrigatórios. Espaços em branco causam atrasos no processamento
- Parte responsável errada: Liste a pessoa que realmente controla o negócio, não um funcionário ou consultor
- Aplicações duplicadas: Não envie múltiplas aplicações para o mesmo negócio. Isso cria confusão e atrasos
- Usar caixa postal para endereço principal: Seu endereço empresarial principal deve ser uma localização física
Revise seu formulário cuidadosamente antes do envio. Verifique duas vezes todos os nomes, endereços e números de identificação para garantir a precisão.
Conclusão
Entender o processo do Formulário SS4 torna a obtenção do seu EIN simples e sem estresse. Seja você escolhendo aplicar online para resultados imediatos ou enviar uma aplicação em papel, seguir os passos descritos acima garante o preenchimento preciso. Lembre-se de que o método online fornece o serviço mais rápido para solicitantes elegíveis, enquanto negócios internacionais podem usar opções por telefone ou fax. Reserve seu tempo preenchendo cada seção, verifique se todas as informações estão corretas e guarde uma cópia do seu formulário preenchido para seus registros. Com seu EIN em mãos, você estará pronto para abrir contas empresariais, contratar funcionários e lidar adequadamente com todas as suas obrigações fiscais.
Perguntas Frequentes
O tempo de processamento depende do seu método de envio. Aplicações online recebem EINs imediatamente após a conclusão. Aplicações por fax normalmente recebem respostas dentro de quatro dias úteis. Se você enviar seu Formulário SS-4 por correio, espere aguardar de quatro a seis semanas para o processamento. Para resultados mais rápidos, use o sistema de aplicação online se você for elegível.
Sim, solicitantes internacionais podem obter um EIN. No entanto, você não pode usar o sistema de aplicação online. Em vez disso, ligue para o IRS no 267-941-1099 ou envie seu Formulário SS-4 por fax. Você precisará de um Taxpayer Identification Number válido (que pode ser um ITIN) e deve identificar uma parte responsável pela entidade empresarial.
Não, o IRS não cobra nenhuma taxa para processar o Formulário SS-4 ou emitir um EIN. O serviço é completamente gratuito, seja você aplicando online, por correio, fax ou telefone. Tenha cuidado com sites de terceiros que cobram taxas por serviços de EIN - você sempre pode aplicar diretamente através do IRS sem custo algum.
Se você descobrir um erro antes de enviar, simplesmente corrija-o no formulário. Para aplicações online, você pode voltar e corrigir erros antes do envio final. Se você já recebeu seu EIN e precisa alterar informações, precisará escrever para o IRS explicando o erro e fornecendo as informações corretas. Algumas mudanças, como estrutura empresarial, podem exigir um novo EIN.
Sim, você pode usar seu EIN imediatamente para a maioria dos propósitos, como abrir uma conta bancária ou arquivar formulários fiscais. No entanto, pode levar até duas semanas para que seu EIN seja totalmente ativado em todos os sistemas do IRS. Se você precisar verificar seu EIN com certas organizações logo após recebê-lo, elas podem precisar aguardar alguns dias para que o número apareça nos bancos de dados de verificação.