أشهر 10 أخطاء يقع فيها الجميع عند التعامل مع ملفات PDF (وطريقة إصلاحها)

قد يكون العمل مع ملفات PDF أمرًا صعبًا، وحتى المستخدمون ذوو الخبرة غالبًا ما يقعون في فخاخ شائعة. إن فهم أخطاء PDF التي يرتكبها الجميع يمكن أن يوفر لك الوقت، ويحسن جودة المستندات، ويمنع الأخطاء المحرجة. من أحجام الملفات السيئة إلى مشكلات إمكانية الوصول، يمكن أن تؤثر هذه الأخطاء على مظهر مستنداتك ووظائفها ومدى وصولها إلى جمهورك. في هذا الدليل، سنستعرض أهم 10 أخطاء في PDF ونوضح لك بالضبط كيفية إصلاحها.

مشاكل حجم الملف والضغط

أحد أكثر أخطاء PDF شيوعًا يتعلق بإنشاء ملفات كبيرة بشكل غير ضروري. عندما تقوم بتحويل مستندات تحتوي على صور عالية الدقة أو محتوى غير مضغوط، يمكن أن يتضخم ملف PDF الخاص بك إلى عدة ميجابايت أو حتى جيجابايت. هذا يجعل المشاركة صعبة ويبطئ أوقات التحميل.

لماذا تحدث أحجام الملفات الكبيرة

عادةً ما تنتج ملفات PDF الكبيرة عن تضمين صور بدقة كاملة، أو استخدام خطوط غير مضغوطة، أو تضمين بيانات وصفية غير ضرورية. يقوم الكثير من الأشخاص بمسح المستندات بدقة 600 DPI بينما تعمل دقة 300 DPI بشكل مثالي لمعظم الأغراض. وبالمثل، فإن تضمين كل تنوع في الخط بدلاً من استخدام مجموعة فرعية من الخطوط يضيف حجمًا غير ضروري.

كيفية إصلاح مشاكل حجم الملف

ابدأ بضغط ملف PDF الخاص بك باستخدام الأدوات المدمجة في Adobe Acrobat أو البدائل المجانية مثل Smallpdf. عند إنشاء ملفات PDF من المستندات المصدر، قلل دقة الصورة إلى 150-300 DPI للعرض على الشاشة. استخدم خيار "Save As Reduced Size PDF" في منتجات Adobe، أو اختر إعدادات الضغط في منشئ PDF الخاص بك. بالنسبة للمستندات الممسوحة ضوئيًا، استخدم إعداد "Searchable Image" بدلاً من "Image Only" لتحقيق التوازن بين الجودة والحجم.

أخطاء الأمان وحماية كلمة المرور

يعد الأمان أمرًا بالغ الأهمية للمستندات الحساسة، ومع ذلك فإن الكثير من الأشخاص إما يتخطونه تمامًا أو يطبقونه بشكل غير صحيح. تشمل أخطاء الأمان الشائعة استخدام كلمات مرور ضعيفة، أو نسيان كلمات المرور دون نسخ احتياطي، أو الفشل في تقييد التحرير والنسخ عند الحاجة.

إغفالات الأمان الشائعة

ينشئ العديد من المستخدمين ملفات PDF تحتوي على معلومات حساسة ويشاركونها دون أي حماية بكلمة مرور. يستخدم آخرون كلمات مرور بسيطة مثل "123456" أو "password" يسهل اختراقها. ينسى البعض التمييز بين كلمات مرور المستخدم (للفتح) وكلمات مرور المالك (لأذونات التحرير)، مما يترك المستندات عرضة للتغييرات غير المصرح بها.

تطبيق أمان PDF المناسب

استخدم دائمًا كلمات مرور قوية تحتوي على 12 حرفًا على الأقل، تمزج بين الأحرف الكبيرة والصغيرة والأرقام والرموز. قم بتخزين كلمات المرور بشكل آمن باستخدام مدير كلمات المرور. قم بتعيين الأذونات المناسبة - قيد التحرير والنسخ للمستندات الحساسة مع السماح بالطباعة إذا لزم الأمر. فكر في استخدام التوقيعات الرقمية للمستندات التي تتطلب المصادقة. بالنسبة للملفات شديدة الحساسية، استخدم تشفير AES بـ 256 بت المتاح في أدوات PDF الحديثة.

أخطاء إمكانية الوصول وسهولة الاستخدام

تعد إمكانية الوصول أحد أكثر الجوانب التي يتم تجاهلها في إنشاء PDF. المستندات التي لا تحتوي على بنية مناسبة أو نص بديل أو ترتيب قراءة تخلق حواجز للمستخدمين ذوي الإعاقة وقد تنتهك المتطلبات القانونية مثل قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة.

أخطاء PDF التي يرتكبها الجميع مع إمكانية الوصول

إنشاء ملفات PDF عن طريق الطباعة ببساطة إلى PDF يزيل كل بنية المستند والعلامات. هذا يجعل الملفات غير قابلة للقراءة لقارئات الشاشة التي يستخدمها المستخدمون ضعاف البصر. تشمل الأخطاء الشائعة الأخرى فقدان النص البديل للصور، وترتيب القراءة السيئ، والنص منخفض التباين، والمستندات الممسوحة ضوئيًا غير القابلة للبحث.

جعل ملفات PDF قابلة للوصول

ابدأ بمستندات مصدر منظمة بشكل صحيح باستخدام أنماط العناوين في Word أو التطبيقات الأخرى. عند إنشاء ملفات PDF، استخدم "Save As PDF" بدلاً من "Print to PDF" للحفاظ على البنية. أضف أوصاف نص بديلة لجميع الصور والرسومات. قم بإجراء فحوصات إمكانية الوصول باستخدام أداة الفحص المدمجة في Adobe Acrobat أو الأدوات المجانية مثل PAC 3. تأكد من ترتيب القراءة الصحيح عن طريق فحص لوحة العلامات. بالنسبة للمستندات الممسوحة ضوئيًا، استخدم دائمًا OCR (التعرف الضوئي على الأحرف) لجعل النص قابلاً للبحث والقراءة بواسطة التقنيات المساعدة.

أخطاء إضافية يجب تجنبها

بالإضافة إلى المشكلات الرئيسية أعلاه، يمكن أن تؤدي العديد من الأخطاء الشائعة الأخرى إلى تقويض جودة PDF الخاص بك:

• نسيان تضمين الخطوط: هذا يتسبب في عرض النص بشكل غير صحيح على أجهزة الكمبيوتر الأخرى. قم دائمًا بتضمين الخطوط عند إنشاء ملفات PDF، خاصة للمستندات الاحترافية.
• استخدام RGB بدلاً من CMYK: بالنسبة للمستندات المطبوعة، لن تتطابق ألوان RGB مع ما تراه على الشاشة. قم بالتحويل إلى مساحة ألوان CMYK قبل إنشاء ملفات PDF المخصصة للطباعة الاحترافية.
• عدم التحسين لعرض الويب: قم بتمكين "Fast Web View" للسماح بالتنزيل صفحة تلو الأخرى بدلاً من إجبار المستخدمين على انتظار الملف بالكامل.
• تجاهل الإشارات المرجعية والارتباطات التشعبية: المستندات الطويلة بدون إشارات مرجعية يصعب التنقل فيها. أضف إشارات مرجعية للفصول والأقسام، وتأكد من أن الارتباطات التشعبية قابلة للنقر.
• تصميم حقل نموذج سيئ: نماذج PDF التفاعلية ذات التسميات غير الواضحة أو ترتيب علامات التبويب المفقود أو الأزرار غير الوظيفية تحبط المستخدمين. اختبر جميع حقول النموذج قبل التوزيع.
• ترك البيانات الوصفية مكشوفة: غالبًا ما تحتوي خصائص المستند على أسماء المؤلفين ومعلومات الشركة وسجل المراجعة التي قد لا ترغب في مشاركتها. راجع ونظف البيانات الوصفية قبل مشاركة ملفات PDF الحساسة.
• عدم الاختبار عبر المنصات: قد تظهر ملفات PDF بشكل مختلف في قارئات مختلفة. اختبر مستنداتك في Adobe Reader وعارضات المتصفح وتطبيقات الهاتف المحمول قبل التوزيع النهائي.

الخلاصة

إن تجنب أخطاء PDF الشائعة هذه سيحسن بشكل كبير من جودة مستنداتك وتجربة المستخدم. من خلال التركيز على الضغط المناسب والأمان القوي وإمكانية الوصول، ستنشئ ملفات PDF تعمل بشكل جيد للجميع. خذ وقتًا لمراجعة عملية إنشاء PDF الخاصة بك وتطبيق هذه الإصلاحات. الجهد الإضافي مقدمًا يوفر ساعات لا تحصى من الإحباط لاحقًا. تذكر أن ملفات PDF تمثل احترافيتك، لذا اجعلها مهمة من خلال تجنب هذه المزالق الشائعة واتباع أفضل الممارسات.

الأسئلة الشائعة