Jika kamu memulai bisnis, merekrut karyawan, atau membuka rekening bank bisnis, kamu kemungkinan akan membutuhkan Employer Identification Number (EIN). Panduan Penjelasan Formulir SS4 ini akan memandu kamu melalui semua hal yang perlu kamu ketahui tentang dokumen IRS penting ini. Juga dikenal sebagai Form SS-4, aplikasi ini adalah gerbang kamu untuk mendapatkan nomor ID pajak federal. Memahami cara mengisi dan mengirimkan formulir ini dengan benar dapat menghemat waktu kamu dan membantu kamu menghindari kesalahan umum yang menunda pemrosesan.
Apa Itu Formulir SS-4 dan Mengapa Kamu Membutuhkannya?
Formulir SS-4 adalah dokumen resmi IRS yang digunakan untuk mengajukan Employer Identification Number. Anggap EIN sebagai nomor Social Security untuk bisnis kamu. Nomor sembilan digit ini mengidentifikasi entitas bisnis kamu untuk tujuan pajak dan diperlukan untuk berbagai aktivitas bisnis.
Kamu memerlukan EIN jika kamu berencana untuk:
- Merekrut karyawan dan melaporkan pajak ketenagakerjaan
- Membuka rekening bank bisnis
- Beroperasi sebagai korporasi atau kemitraan
- Mengajukan pengembalian pajak untuk cukai, ketenagakerjaan, alkohol, tembakau, atau senjata api
- Memotong pajak atas pendapatan yang dibayarkan kepada warga negara asing non-residen
Bahkan pemilik tunggal tanpa karyawan sering mendapatkan EIN untuk memisahkan keuangan pribadi dan bisnis mereka. Formulir itu sendiri gratis, dan IRS tidak membebankan biaya apa pun untuk memproses aplikasi kamu.
Siapa yang Dapat Mengajukan EIN?
Untuk mengajukan EIN, kamu harus memiliki Taxpayer Identification Number yang valid (SSN, ITIN, atau EIN). Orang yang mengajukan harus menjadi pejabat utama, mitra umum, pemberi hibah, pemilik, atau pemberi kepercayaan. Pemohon internasional juga dapat mengajukan, meskipun mereka mungkin perlu menggunakan metode aplikasi yang berbeda dari bisnis yang berbasis di AS.
Panduan Langkah demi Langkah untuk Mengisi Formulir SS-4
Formulir SS-4 berisi beberapa bagian yang memerlukan informasi spesifik tentang bisnis kamu. Mari kita uraikan setiap bagian untuk membuat prosesnya mudah dipahami.
Informasi Bisnis Dasar (Baris 1-6)
Mulailah dengan memberikan nama bisnis legal kamu persis seperti yang tertera pada dokumen pembentukan kamu. Jika kamu beroperasi dengan nama yang berbeda (nama "doing business as" atau DBA), kamu akan mencantumkannya secara terpisah. Sertakan alamat bisnis kamu - ini harus berupa lokasi fisik, bukan P.O. Box, meskipun kamu dapat mencantumkan P.O. Box untuk tujuan surat-menyurat pada baris yang berbeda.
Kamu juga perlu menentukan county dan negara bagian di mana bisnis utama kamu berada. Informasi ini membantu IRS menetapkan aplikasi kamu ke pusat pemrosesan yang benar.
Detail Pihak yang Bertanggung Jawab (Baris 7-8)
Baris 7 meminta nama pihak yang bertanggung jawab. Orang ini mengendalikan, mengelola, atau mengarahkan entitas dan dananya. Untuk korporasi, ini biasanya pejabat utama. Untuk kemitraan, ini adalah mitra umum. Pemilik tunggal mencantumkan diri mereka sendiri.
Kamu harus memberikan Social Security Number atau Individual Taxpayer Identification Number pihak yang bertanggung jawab. Persyaratan ini membantu mencegah penipuan dan memastikan akuntabilitas.
Jenis Entitas dan Alasan Aplikasi (Baris 9-10)
Baris 9 meminta kamu untuk memilih jenis entitas bisnis kamu. Opsi umum termasuk kepemilikan tunggal, kemitraan, korporasi, dan limited liability company (LLC). Pilih opsi yang sesuai dengan struktur bisnis resmi kamu.
Baris 10 mengharuskan kamu menjelaskan mengapa kamu mengajukan EIN. Opsi termasuk memulai bisnis baru, merekrut karyawan, tujuan perbankan, atau mengubah jenis bisnis kamu. Pilih opsi yang paling sesuai dengan situasi kamu.
Informasi Tambahan (Baris 11-17)
Baris-baris ini mengumpulkan detail spesifik tentang operasi bisnis kamu. Kamu akan menunjukkan kapan bisnis kamu dimulai atau diakuisisi, akhir tahun akuntansi kamu, dan jumlah karyawan tertinggi yang kamu harapkan. Jujur dan realistis dengan perkiraan kamu.
Kamu juga akan menentukan aktivitas bisnis utama kamu dan menjelaskan produk atau layanan kamu. IRS menggunakan informasi ini untuk mengklasifikasikan bisnis kamu menurut North American Industry Classification System (NAICS).
Poin-Poin Penting:
- Formulir SS-4 gratis dan diperlukan untuk mendapatkan EIN dari IRS
- Kamu dapat mengajukan secara online, melalui surat, fax, atau telepon tergantung pada lokasi kamu
- Berikan informasi akurat tentang struktur bisnis dan pihak yang bertanggung jawab
- Aplikasi online menerima EIN segera, sementara aplikasi kertas memakan waktu 4-6 minggu
Cara Mengirimkan Formulir SS-4 Kamu
IRS menawarkan beberapa cara untuk mengirimkan aplikasi kamu, masing-masing dengan waktu pemrosesan yang berbeda.
Aplikasi Online
Metode tercepat adalah aplikasi EIN online. Tersedia Senin hingga Jumat, pukul 7 pagi hingga 10 malam Eastern Time, layanan ini memberikan EIN kamu segera setelah selesai. Kamu harus menyelesaikan aplikasi dalam satu sesi (akan timeout setelah 15 menit tidak aktif).
Sistem online hanya tersedia untuk bisnis dengan lokasi bisnis utama di Amerika Serikat atau wilayah AS. Pihak yang bertanggung jawab harus memiliki Taxpayer Identification Number yang valid.
Pengiriman Melalui Surat atau Fax
Jika kamu lebih suka aplikasi kertas atau tidak memenuhi syarat untuk pengajuan online, kamu dapat mengirimkan Formulir SS-4 yang telah diisi melalui surat atau fax. Aplikasi fax biasanya menerima tanggapan dalam waktu empat hari kerja. Aplikasi yang dikirim melalui surat memakan waktu empat hingga enam minggu untuk diproses.
Kirim aplikasi kamu ke alamat IRS yang sesuai berdasarkan lokasi kamu. Situs web IRS menyediakan alamat surat dan nomor fax terkini untuk berbagai negara bagian dan pemohon internasional.
Aplikasi Melalui Telepon
Pemohon internasional dapat menelepon IRS untuk mengajukan EIN. Layanan ini tersedia untuk bisnis yang tidak memiliki tempat tinggal legal, tempat bisnis utama, atau kantor utama di AS atau wilayahnya. Hubungi 267-941-1099 (bukan nomor bebas pulsa) selama jam kerja.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Banyak pemohon membuat kesalahan sederhana yang menunda persetujuan EIN mereka. Berikut adalah kesalahan yang paling umum:
- Jenis entitas yang salah: Pastikan kamu memilih struktur bisnis yang sesuai dengan dokumen pembentukan legal kamu
- Informasi yang hilang: Lengkapi semua bidang yang diperlukan. Ruang kosong menyebabkan penundaan pemrosesan
- Pihak yang bertanggung jawab salah: Cantumkan orang yang benar-benar mengendalikan bisnis, bukan karyawan atau penasihat
- Aplikasi duplikat: Jangan mengirimkan beberapa aplikasi untuk bisnis yang sama. Ini menciptakan kebingungan dan penundaan
- Menggunakan P.O. Box untuk alamat utama: Alamat bisnis utama kamu harus berupa lokasi fisik
Tinjau formulir kamu dengan cermat sebelum pengiriman. Periksa kembali semua nama, alamat, dan nomor identifikasi untuk akurasi.
Kesimpulan
Memahami proses Formulir SS4 membuat mendapatkan EIN kamu menjadi mudah dan bebas stres. Apakah kamu memilih untuk mengajukan secara online untuk hasil segera atau mengirimkan aplikasi kertas, mengikuti langkah-langkah yang diuraikan di atas memastikan penyelesaian yang akurat. Ingat bahwa metode online memberikan layanan tercepat untuk pemohon yang memenuhi syarat, sementara bisnis internasional dapat menggunakan opsi telepon atau fax. Luangkan waktu kamu untuk mengisi setiap bagian, verifikasi semua informasi sudah benar, dan simpan salinan formulir yang telah diisi untuk catatan kamu. Dengan EIN di tangan, kamu akan siap untuk membuka rekening bisnis, merekrut karyawan, dan menangani semua kewajiban pajak kamu dengan benar.
FAQ
Waktu pemrosesan tergantung pada metode pengiriman kamu. Aplikasi online menerima EIN segera setelah selesai. Aplikasi fax biasanya mendapat tanggapan dalam waktu empat hari kerja. Jika kamu mengirimkan Formulir SS-4 kamu melalui surat, harapkan untuk menunggu empat hingga enam minggu untuk pemrosesan. Untuk hasil tercepat, gunakan sistem aplikasi online jika kamu memenuhi syarat.
Ya, pemohon internasional dapat memperoleh EIN. Namun, kamu tidak dapat menggunakan sistem aplikasi online. Sebagai gantinya, hubungi IRS di 267-941-1099 atau kirimkan Formulir SS-4 kamu melalui fax. Kamu akan memerlukan Taxpayer Identification Number yang valid (yang bisa berupa ITIN) dan harus mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab untuk entitas bisnis.
Tidak, IRS tidak membebankan biaya apa pun untuk memproses Form SS-4 atau menerbitkan EIN. Layanan ini sepenuhnya gratis apakah kamu mengajukan secara online, melalui surat, fax, atau telepon. Berhati-hatilah dengan situs web pihak ketiga yang membebankan biaya untuk layanan EIN - kamu selalu dapat mengajukan langsung melalui IRS tanpa biaya.
Jika kamu menemukan kesalahan sebelum mengirimkan, cukup perbaiki pada formulir. Untuk aplikasi online, kamu dapat kembali dan memperbaiki kesalahan sebelum pengiriman akhir. Jika kamu sudah menerima EIN kamu dan perlu mengubah informasi, kamu perlu menulis ke IRS menjelaskan kesalahan dan memberikan informasi yang benar. Beberapa perubahan, seperti struktur bisnis, mungkin memerlukan EIN baru.
Ya, kamu dapat menggunakan EIN kamu segera untuk sebagian besar tujuan seperti membuka rekening bank atau mengajukan formulir pajak. Namun, mungkin perlu waktu hingga dua minggu untuk EIN kamu sepenuhnya diaktifkan di semua sistem IRS. Jika kamu perlu memverifikasi EIN kamu dengan organisasi tertentu segera setelah menerimanya, mereka mungkin perlu menunggu beberapa hari agar nomor tersebut muncul di database verifikasi.