ビジネスを始める、従業員を雇用する、またはビジネス用銀行口座を開設する場合、雇用者識別番号（EIN）が必要になる可能性が高いです。このSS4フォーム解説ガイドでは、この重要なIRS書類について知っておくべきすべてを説明します。フォームSS-4としても知られるこの申請書は、連邦税ID番号を取得するための入り口です。このフォームを正しく記入して提出する方法を理解することで、時間を節約し、処理を遅らせる一般的なミスを避けることができます。
SS-4フォームとは何か、なぜ必要なのか？
SS-4フォームは、雇用者識別番号を申請するために使用される公式のIRS書類です。EINはビジネスの社会保障番号のようなものと考えてください。この9桁の番号は、税務目的でビジネスエンティティを識別し、さまざまなビジネス活動に必要です。
以下の場合にEINが必要です：
- 従業員を雇用し、雇用税を報告する
- ビジネス用銀行口座を開設する
- 法人またはパートナーシップとして運営する
- 物品税、雇用税、アルコール、タバコ、または銃器の税務申告を行う
- 非居住外国人に支払われる所得から税金を源泉徴収する
従業員のいない個人事業主でも、個人とビジネスの財務を分離するためにEINを取得することがよくあります。フォーム自体は無料で、IRSは申請の処理に手数料を請求しません。
誰がEINを申請できますか？
EINを申請するには、有効な納税者識別番号（SSN、ITIN、またはEIN）が必要です。申請者は、主要役員、ゼネラルパートナー、設定者、所有者、または信託者でなければなりません。海外の申請者も申請できますが、米国に拠点を置くビジネスとは異なる申請方法を使用する必要がある場合があります。
SS-4フォーム記入のステップバイステップガイド
SS-4フォームには、ビジネスに関する特定の情報を必要とするいくつかのセクションがあります。プロセスをわかりやすくするために、各部分を分解してみましょう。
基本的なビジネス情報（1～6行目）
まず、設立書類に記載されているとおりの正式なビジネス名を提供します。異なる名称（「DBA」名）で営業している場合は、それを別に記載します。ビジネスの住所を含めてください。これは私書箱ではなく、物理的な場所である必要がありますが、別の行に郵送目的で私書箱を記載することができます。
また、主要なビジネスが所在する郡と州を指定する必要があります。この情報は、IRSが申請を適切な処理センターに割り当てるのに役立ちます。
責任者の詳細（7～8行目）
7行目では、責任者の名前を求められます。この人物は、エンティティとその資金を管理、運営、または指示します。法人の場合、これは通常主要役員です。パートナーシップの場合は、ゼネラルパートナーです。個人事業主は自分自身を記載します。
責任者の社会保障番号または個人納税者識別番号を提供する必要があります。この要件は、詐欺を防止し、説明責任を確保するのに役立ちます。
エンティティタイプと申請理由（9～10行目）
9行目では、ビジネスエンティティタイプを選択するよう求められます。一般的なオプションには、個人事業主、パートナーシップ、法人、有限責任会社（LLC）が含まれます。公式のビジネス構造に一致するオプションを選択してください。
10行目では、EINを申請する理由を説明する必要があります。オプションには、新しいビジネスの開始、従業員の雇用、銀行業務の目的、またはビジネスタイプの変更が含まれます。状況に最も適したオプションを選択してください。
追加情報（11～17行目）
これらの行は、ビジネス運営に関する具体的な詳細を収集します。ビジネスを開始または取得した時期、会計年度末、および予想される最大従業員数を示します。見積もりには正直かつ現実的であってください。
また、主要なビジネス活動を指定し、製品またはサービスを説明します。IRSは、この情報を使用して、北米産業分類システム（NAICS）に従ってビジネスを分類します。
重要なポイント：
- SS-4フォームは無料で、IRSからEINを取得するために必要です
- 場所に応じて、オンライン、郵送、FAX、または電話で申請できます
- ビジネス構造と責任者に関する正確な情報を提供してください
- オンライン申請はEINを即座に受け取りますが、紙の申請には4～6週間かかります
SS-4フォームの提出方法
IRSは、それぞれ処理時間が異なる複数の申請提出方法を提供しています。
オンライン申請
最速の方法は、オンラインEIN申請です。月曜日から金曜日の午前7時から午後10時（東部時間）まで利用可能で、このサービスは完了時に即座にEINを提供します。1回のセッションで申請を完了する必要があります（15分間操作がないとタイムアウトします）。
オンラインシステムは、米国または米国領土に主要なビジネス所在地があるビジネスのみが利用できます。責任者は有効な納税者識別番号を持っている必要があります。
郵送またはFAX提出
紙の申請を希望する場合、またはオンライン申請の資格がない場合は、記入済みのSS-4フォームを郵送またはFAXで送信できます。FAX申請は通常、4営業日以内に回答を受け取ります。郵送申請の処理には4～6週間かかります。
場所に基づいて、適切なIRS住所に申請を送信してください。IRSのウェブサイトには、さまざまな州および海外申請者向けの現在の郵送先住所とFAX番号が記載されています。
電話申請
海外の申請者は、IRSに電話してEINを申請できます。このサービスは、米国またはその領土に法的居住地、主要事業所、または主要オフィスがないビジネス向けです。営業時間中に267-941-1099（フリーダイヤルではありません）に電話してください。
避けるべき一般的なミス
多くの申請者は、EIN承認を遅らせる単純なエラーを犯します。最も一般的なミスは次のとおりです：
- 誤ったエンティティタイプ：法的設立書類と一致するビジネス構造を選択してください
- 情報の欠落：すべての必須フィールドに記入してください。空白は処理の遅延を引き起こします
- 誤った責任者：従業員やアドバイザーではなく、実際にビジネスを管理している人物を記載してください
- 重複申請：同じビジネスに対して複数の申請を提出しないでください。これは混乱と遅延を引き起こします
- 主要住所に私書箱を使用：主要なビジネス住所は物理的な場所でなければなりません
提出前にフォームを注意深く確認してください。すべての名前、住所、および識別番号の正確性を再確認してください。
まとめ
SS4フォームのプロセスを理解することで、EINの取得が簡単でストレスフリーになります。即座に結果が得られるオンライン申請を選択するか、紙の申請を提出するかにかかわらず、上記の手順に従うことで正確な記入が保証されます。オンライン方法は適格な申請者に最速のサービスを提供し、海外のビジネスは電話またはFAXオプションを使用できることを覚えておいてください。各セクションの記入に時間をかけ、すべての情報が正しいことを確認し、記録のために記入済みフォームのコピーを保管してください。EINを手に入れれば、ビジネス口座の開設、従業員の雇用、およびすべての税務義務を適切に処理する準備が整います。
よくある質問
処理時間は提出方法によって異なります。オンライン申請は完了時に即座にEINを受け取ります。FAX申請は通常、4営業日以内に回答を受け取ります。SS-4フォームを郵送する場合は、処理に4～6週間かかることを予想してください。最速の結果を得るには、資格がある場合はオンライン申請システムを使用してください。
はい、海外の申請者はEINを取得できます。ただし、オンライン申請システムは使用できません。代わりに、267-941-1099でIRSに電話するか、SS-4フォームをFAXで提出してください。有効な納税者識別番号（ITINでも可）が必要で、ビジネスエンティティの責任者を特定する必要があります。
いいえ、IRSはフォームSS-4の処理やEINの発行に手数料を請求しません。オンライン、郵送、FAX、または電話のいずれで申請しても、サービスは完全に無料です。EINサービスに料金を請求するサードパーティのウェブサイトには注意してください。常にIRSを通じて無料で直接申請できます。
提出前にエラーを発見した場合は、フォーム上で修正するだけです。オンライン申請の場合、最終提出前に戻って間違いを修正できます。すでにEINを受け取っていて情報を変更する必要がある場合は、IRSにエラーを説明し、正しい情報を提供する手紙を書く必要があります。ビジネス構造などの一部の変更には、新しいEINが必要になる場合があります。
はい、銀行口座の開設や税務申告書の提出など、ほとんどの目的でEINを即座に使用できます。ただし、EINがすべてのIRSシステムで完全にアクティブ化されるまでに最大2週間かかる場合があります。受け取った直後に特定の組織でEINを確認する必要がある場合、確認データベースに番号が表示されるまで数日待つ必要がある場合があります。