อธิบายแบบฟอร์ม SS-4: วิธีขอหมายเลข EIN ทีละขั้นตอนครับ

หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจ จ้างพนักงาน หรือเปิดบัญชีธนาคารสำหรับธุรกิจ คุณอาจจะต้องมี Employer Identification Number (EIN) คู่มือ SS4 Form Explained นี้จะพาคุณไปทีละขั้นตอนเกี่ยวกับทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับเอกสาร IRS ที่สำคัญนี้ครับ หรือที่รู้จักกันในชื่อ Form SS-4 คือแบบฟอร์มสำหรับขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลาง การทำความเข้าใจวิธีกรอกและส่งแบบฟอร์มนี้อย่างถูกต้องจะช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำให้การประมวลผลล่าช้าได้ครับ

SS-4 Form คืออะไรและทำไมคุณถึงต้องการมัน?

SS-4 Form คือเอกสารอย่างเป็นทางการของ IRS ที่ใช้สำหรับการสมัครขอ Employer Identification Number ลองนึกถึง EIN เหมือนเป็นหมายเลขประกันสังคมสำหรับธุรกิจของคุณครับ หมายเลขเก้าหลักนี้ระบุตัวตนธุรกิจของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีและจำเป็นสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจต่างๆ

คุณต้องการ EIN หากคุณวางแผนที่จะ:

• จ้างพนักงานและรายงานภาษีการจ้างงาน
• เปิดบัญชีธนาคารสำหรับธุรกิจ
• ดำเนินการในรูปแบบบริษัท หรือห้างหุ้นส่วน
• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีสำหรับสรรพสามิต การจ้างงาน แอลกอฮอล์ ยาสูบ หรืออาวุธปืน
• หักภาษี ณ ที่จ่ายจากรายได้ที่จ่ายให้กับคนต่างชาติที่ไม่ได้มีถิ่นที่อยู่

แม้แต่เจ้าของธุรกิจเดี่ยวที่ไม่มีพนักงานก็มักจะขอ EIN เพื่อแยกการเงินส่วนตัวและธุรกิจออกจากกันครับ แบบฟอร์มนี้ฟรี และ IRS ไม่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมใดๆ ในการประมวลผลใบสมัครของคุณ

ใครสามารถสมัครขอ EIN ได้บ้าง?

ในการสมัครขอ EIN คุณต้องมี Taxpayer Identification Number ที่ถูกต้อง (SSN, ITIN หรือ EIN) ผู้สมัครต้องเป็นเจ้าหน้าที่หลัก หุ้นส่วนทั่วไป ผู้มอบทรัสต์ เจ้าของ หรือผู้จัดตั้งทรัสต์ ผู้สมัครจากต่างประเทศก็สามารถสมัครได้เช่นกัน แต่อาจต้องใช้วิธีการสมัครที่แตกต่างจากธุรกิจที่ตั้งอยู่ในสหรัฐอเมริกาครับ

คู่มือทีละขั้นตอนในการกรอก SS-4 Form

SS-4 Form ประกอบด้วยหลายส่วนที่ต้องการข้อมูลเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ มาแยกแต่ละส่วนเพื่อให้กระบวนการเป็นไปอย่างตรงไปตรงมาครับ

ข้อมูลธุรกิจพื้นฐาน (บรรทัด 1-6)

เริ่มต้นด้วยการระบุชื่อทางกฎหมายของธุรกิจตรงตามที่ปรากฏในเอกสารการจัดตั้ง หากคุณดำเนินการภายใต้ชื่ออื่น (ชื่อ "doing business as" หรือ DBA) คุณจะต้องระบุแยกต่างหาก รวมถึงที่อยู่ธุรกิจของคุณ - ควรเป็นสถานที่จริง ไม่ใช่ตู้ P.O. Box แม้ว่าคุณจะสามารถระบุ P.O. Box สำหรับวัตถุประสงค์ในการส่งจดหมายในบรรทัดอื่นได้

คุณจะต้องระบุเขตและรัฐที่ธุรกิจหลักของคุณตั้งอยู่ด้วย ข้อมูลนี้ช่วยให้ IRS มอบหมายใบสมัครของคุณไปยังศูนย์ประมวลผลที่ถูกต้องครับ

รายละเอียดผู้รับผิดชอบ (บรรทัด 7-8)

บรรทัดที่ 7 ขอชื่อของผู้รับผิดชอบ บุคคลนี้ควบคุม จัดการ หรือกำกับดูแลหน่วยงานและเงินทุนของหน่วยงาน สำหรับบริษัท โดยทั่วไปจะเป็นเจ้าหน้าที่หลัก สำหรับห้างหุ้นส่วน จะเป็นหุ้นส่วนทั่วไป เจ้าของธุรกิจเดี่ยวระบุตัวเองครับ

คุณต้องระบุหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีรายบุคคลของผู้รับผิดชอบ ข้อกำหนดนี้ช่วยป้องกันการฉ้อโกงและรับประกันความรับผิดชอบครับ

ประเภทหน่วยงานและเหตุผลในการสมัคร (บรรทัด 9-10)

บรรทัดที่ 9 ขอให้คุณเลือกประเภทหน่วยงานธุรกิจของคุณ ตัวเลือกทั่วไป ได้แก่ ธุรกิจเดี่ยว ห้างหุ้นส่วน บริษัท และบริษัทจำกัดความรับผิดชอบ (LLC) เลือกตัวเลือกที่ตรงกับโครงสร้างธุรกิจอย่างเป็นทางการของคุณครับ

บรรทัดที่ 10 ต้องการให้คุณอธิบายว่าทำไมคุณถึงสมัครขอ EIN ตัวเลือก ได้แก่ การเริ่มธุรกิจใหม่ การจ้างพนักงาน วัตถุประสงค์ด้านธนาคาร หรือการเปลี่ยนประเภทธุรกิจของคุณ เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณมากที่สุดครับ

ข้อมูลเพิ่มเติม (บรรทัด 11-17)

บรรทัดเหล่านี้รวบรวมรายละเอียดเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจของคุณ คุณจะต้องระบุว่าธุรกิจของคุณเริ่มหรือได้มาเมื่อใด สิ้นปีบัญชีของคุณ และจำนวนพนักงานสูงสุดที่คุณคาดว่าจะมี ซื่อสัตย์และมีเหตุผลกับการประมาณการของคุณครับ

คุณจะต้องระบุกิจกรรมธุรกิจหลักของคุณและอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณด้วย IRS ใช้ข้อมูลนี้เพื่อจำแนกธุรกิจของคุณตามระบบการจำแนกอุตสาหกรรมอเมริกาเหนือ (NAICS) ครับ

วิธีส่ง SS-4 Form ของคุณ

IRS เสนอหลายวิธีในการส่งใบสมัครของคุณ แต่ละวิธีมีระยะเวลาการประมวลผลที่แตกต่างกันครับ

การสมัครออนไลน์

วิธีที่เร็วที่สุดคือการสมัคร EIN ออนไลน์ ซึ่งเปิดให้บริการวันจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 7.00 น. ถึง 22.00 น. ตามเวลาตะวันออก บริการนี้จะให้ EIN ของคุณทันทีเมื่อเสร็จสิ้น คุณต้องทำให้เสร็จในเซสชันเดียว (จะหมดเวลาหลังจากไม่มีการใช้งาน 15 นาที)

ระบบออนไลน์มีให้เฉพาะธุรกิจที่มีสถานที่ธุรกิจหลักในสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกาเท่านั้น ผู้รับผิดชอบต้องมี Taxpayer Identification Number ที่ถูกต้องครับ

การส่งทางไปรษณีย์หรือแฟกซ์

หากคุณชอบการสมัครทางกระดาษหรือไม่มีสิทธิ์ยื่นออนไลน์ คุณสามารถส่ง SS-4 Form ที่กรอกเสร็จแล้วทางไปรษณีย์หรือแฟกซ์ได้ การสมัครทางแฟกซ์โดยทั่วไปจะได้รับการตอบกลับภายในสี่วันทำการ การสมัครทางไปรษณีย์ใช้เวลาสี่ถึงหกสัปดาห์ในการประมวลผลครับ

ส่งใบสมัครของคุณไปยังที่อยู่ IRS ที่เหมาะสมตามสถานที่ของคุณ เว็บไซต์ IRS มีที่อยู่ทางไปรษณีย์และหมายเลขแฟกซ์ปัจจุบันสำหรับรัฐต่างๆ และผู้สมัครจากต่างประเทศครับ

การสมัครทางโทรศัพท์

ผู้สมัครจากต่างประเทศสามารถโทรหา IRS เพื่อสมัครขอ EIN ได้ บริการนี้มีให้สำหรับธุรกิจที่ไม่มีที่พักอาศัยตามกฎหมาย สถานที่ธุรกิจหลัก หรือสำนักงานหลักในสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกา โทร 267-941-1099 (ไม่ใช่หมายเลขโทรฟรี) ในเวลาทำการครับ

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

ผู้สมัครจำนวนมากทำข้อผิดพลาดง่ายๆ ที่ทำให้การอนุมัติ EIN ล่าช้า นี่คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดครับ:

• ประเภทหน่วยงานไม่ถูกต้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกโครงสร้างธุรกิจที่ตรงกับเอกสารการจัดตั้งทางกฎหมายของคุณ
• ข้อมูลขาดหาย: กรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็นทั้งหมด ช่องว่างทำให้การประมวลผลล่าช้า
• ผู้รับผิดชอบผิด: ระบุบุคคลที่ควบคุมธุรกิจจริงๆ ไม่ใช่พนักงานหรือที่ปรึกษา
• การสมัครซ้ำ: อย่าส่งใบสมัครหลายฉบับสำหรับธุรกิจเดียวกัน สิ่งนี้สร้างความสับสนและความล่าช้า
• ใช้ P.O. Box สำหรับที่อยู่หลัก: ที่อยู่ธุรกิจหลักของคุณต้องเป็นสถานที่จริง

ตรวจสอบแบบฟอร์มของคุณอย่างระมัดระวังก่อนส่ง ตรวจสอบชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวทั้งหมดเพื่อความถูกต้องครับ

สรุป

การทำความเข้าใจกระบวนการ SS4 Form ทำให้การขอรับ EIN ของคุณเป็นไปอย่างตรงไปตรงมาและไม่เครียดครับ ไม่ว่าคุณจะเลือกสมัครออนไลน์เพื่อผลลัพธ์ทันทีหรือส่งใบสมัครทางกระดาษ การปฏิบัติตามขั้นตอนที่ระบุไว้ข้างต้นจะรับประกันการกรอกที่ถูกต้อง จำไว้ว่าวิธีออนไลน์ให้บริการที่เร็วที่สุดสำหรับผู้สมัครที่มีสิทธิ์ ในขณะที่ธุรกิจระหว่างประเทศสามารถใช้ตัวเลือกโทรศัพท์หรือแฟกซ์ได้ ใช้เวลาในการกรอกแต่ละส่วน ตรวจสอบว่าข้อมูลทั้งหมดถูกต้อง และเก็บสำเนาแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วไว้เป็นบันทึกของคุณ เมื่อคุณมี EIN แล้ว คุณจะพร้อมที่จะเปิดบัญชีธุรกิจ จ้างพนักงาน และจัดการภาระผูกพันด้านภาษีทั้งหมดอย่างถูกต้องครับ

คำถามที่พบบ่อย