每个人都会犯的10个PDF错误（附解决方法）

处理PDF文件可能很棘手,即使是经验丰富的用户也经常陷入常见陷阱。了解人人都会犯的PDF错误可以节省时间、提高文档质量并防止尴尬的失误。从文件大小过大到可访问性问题,这些错误会影响文档的外观、功能以及受众覆盖范围。在本指南中,我们将介绍十大PDF错误,并向您展示如何准确修复它们。

文件大小和压缩问题

最常见的PDF错误之一就是创建不必要的大文件。当您转换包含高分辨率图像或未压缩内容的文档时,PDF可能会膨胀到几兆字节甚至几千兆字节。这使得分享变得困难,并且会减慢加载速度。

为什么会出现大文件

大型PDF通常是由于嵌入全分辨率图像、使用未压缩的字体或包含不必要的元数据造成的。许多人以600 DPI扫描文档,而对于大多数用途来说,300 DPI就完全足够了。同样,嵌入每种字体变体而不是使用字体子集会增加不必要的体积。

如何解决文件大小问题

首先使用Adobe Acrobat中的内置工具或Smallpdf等免费替代工具压缩PDF。从源文档创建PDF时,将图像分辨率降低到150-300 DPI以供屏幕查看。在Adobe产品中使用"另存为缩小大小的PDF"选项,或在PDF创建器中选择压缩设置。对于扫描文档,使用"可搜索图像"设置而不是"仅图像"来平衡质量和大小。

安全和密码保护错误

安全性对于敏感文档至关重要,但许多人要么完全跳过它,要么实施不正确。常见的安全错误包括使用弱密码、忘记密码且没有备份,或在需要时未能限制编辑和复制。

常见的安全疏忽

许多用户创建包含敏感信息的PDF并在没有任何密码保护的情况下分享它们。其他人使用像"123456"或"password"这样容易破解的简单密码。有些人忘记区分用户密码(用于打开)和所有者密码(用于编辑权限),使文档容易受到未经授权的更改。

实施正确的PDF安全措施

始终使用至少12个字符的强密码,混合大写、小写、数字和符号。使用密码管理器安全地存储密码。设置适当的权限——限制敏感文档的编辑和复制,同时在需要时允许打印。考虑对需要身份验证的文档使用数字签名。对于高度敏感的文件,使用现代PDF工具中提供的256位AES加密。

可访问性和可用性错误

可访问性是PDF创建中最容易被忽视的方面之一。没有适当结构、替代文本或阅读顺序的文档会给残障用户造成障碍,并可能违反美国残疾人法案等法律要求。

人人都会犯的PDF可访问性错误

通过简单地打印为PDF来创建PDF会删除所有文档结构和标签。这使得视障用户使用的屏幕阅读器无法阅读文件。其他常见错误包括图像缺少替代文本、阅读顺序不当、文本对比度低以及扫描文档不可搜索。

使PDF具有可访问性

从使用Word或其他应用程序中的标题样式的正确结构化源文档开始。创建PDF时,使用"另存为PDF"而不是"打印为PDF"来保留结构。为所有图像和图形添加替代文本描述。使用Adobe Acrobat的内置检查器或PAC 3等免费工具运行可访问性检查。通过检查标签面板确保正确的阅读顺序。对于扫描文档,始终使用OCR(光学字符识别)使文本可搜索并可被辅助技术读取。

要避免的其他错误

除了上述主要问题外,还有几个其他常见错误可能会损害PDF质量:

• 忘记嵌入字体:这会导致文本在其他计算机上显示不正确。创建PDF时始终嵌入字体,特别是对于专业文档。
• 使用RGB而不是CMYK:对于打印文档,RGB颜色不会与您在屏幕上看到的匹配。在创建用于专业打印的PDF之前转换为CMYK色彩空间。
• 未针对网络查看进行优化:启用"快速网络查看"以允许逐页下载,而不是强迫用户等待整个文件。
• 忽略书签和超链接:没有书签的长文档难以浏览。为章节和部分添加书签,并确保超链接可点击。
• 表单字段设计不佳:标签不清晰、缺少Tab键顺序或按钮无法正常工作的交互式PDF表单会让用户感到沮丧。分发前测试所有表单字段。
• 暴露元数据:文档属性通常包含您可能不想分享的作者姓名、公司信息和修订历史。在分享敏感PDF之前查看并清理元数据。
• 不跨平台测试:PDF在各种阅读器中可能显示不同。在最终分发之前在Adobe Reader、浏览器查看器和移动应用程序中测试您的文档。

结论

避免这些常见的PDF错误将大大提高您的文档质量和用户体验。通过专注于适当的压缩、强大的安全性和可访问性,您将创建适合所有人的PDF。花时间审查您的PDF创建流程并实施这些修复。前期的额外努力可以节省以后无数小时的挫折。请记住,PDF代表您的专业性,因此通过避免这些常见陷阱并遵循最佳实践来使它们发挥作用。

常见问题