Wenn du ein Unternehmen gründest, Mitarbeiter einstellst oder ein Geschäftskonto eröffnest, benötigst du wahrscheinlich eine Employer Identification Number (EIN). Dieser SS4-Formular Erklärt Leitfaden führt dich durch alles, was du über dieses wichtige IRS-Dokument wissen musst. Auch bekannt als Formular SS-4, ist dieser Antrag dein Zugang zur Erlangung einer bundesstaatlichen Steueridentifikationsnummer. Zu verstehen, wie du dieses Formular korrekt ausfüllst und einreichst, kann dir Zeit sparen und dir helfen, häufige Fehler zu vermeiden, die die Bearbeitung verzögern.
Was ist das SS-4 Formular und warum brauchst du es?
Das SS-4 Formular ist ein offizielles IRS-Dokument, das zur Beantragung einer Employer Identification Number verwendet wird. Betrachte eine EIN als Sozialversicherungsnummer für dein Unternehmen. Diese neunstellige Nummer identifiziert dein Unternehmen für Steuerzwecke und ist für verschiedene Geschäftsaktivitäten erforderlich.
Du benötigst eine EIN, wenn du planst:
- Mitarbeiter einzustellen und Lohnsteuern zu melden
- Ein Geschäftskonto zu eröffnen
- Als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft zu operieren
- Steuererklärungen für Verbrauchssteuern, Beschäftigung, Alkohol, Tabak oder Schusswaffen einzureichen
- Steuern auf Einkommen zu erheben, das an gebietsfremde Ausländer gezahlt wird
Selbst Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter besorgen sich oft eine EIN, um ihre persönlichen und geschäftlichen Finanzen getrennt zu halten. Das Formular selbst ist kostenlos, und der IRS erhebt keine Gebühren für die Bearbeitung deines Antrags.
Wer kann eine EIN beantragen?
Um eine EIN zu beantragen, musst du eine gültige Taxpayer Identification Number (SSN, ITIN oder EIN) haben. Die antragstellende Person muss der Hauptverantwortliche, Komplementär, Stifter, Eigentümer oder Treuhänder sein. Internationale Antragsteller können sich ebenfalls bewerben, müssen jedoch möglicherweise andere Antragsmethoden verwenden als in den USA ansässige Unternehmen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen des SS-4 Formulars
Das SS-4 Formular enthält mehrere Abschnitte, die spezifische Informationen über dein Unternehmen erfordern. Lass uns jeden Teil aufschlüsseln, um den Prozess unkompliziert zu machen.
Grundlegende Unternehmensinformationen (Zeilen 1-6)
Beginne damit, deinen rechtlichen Firmennamen genau so anzugeben, wie er in deinen Gründungsdokumenten erscheint. Wenn du unter einem anderen Namen operierst (einem "doing business as" oder DBA-Namen), gibst du diesen separat an. Füge deine Geschäftsadresse hinzu - dies sollte ein physischer Standort sein, kein Postfach, obwohl du ein Postfach für Postzwecke in einer anderen Zeile angeben kannst.
Du musst auch den Landkreis und Bundesstaat angeben, in dem sich dein Hauptgeschäftssitz befindet. Diese Informationen helfen dem IRS, deinen Antrag der richtigen Bearbeitungsstelle zuzuweisen.
Details zur verantwortlichen Person (Zeilen 7-8)
Zeile 7 fragt nach dem Namen der verantwortlichen Person. Diese Person kontrolliert, verwaltet oder leitet das Unternehmen und seine Mittel. Bei Kapitalgesellschaften ist dies typischerweise ein Hauptverantwortlicher. Bei Personengesellschaften ist es ein Komplementär. Einzelunternehmer geben sich selbst an.
Du musst die Sozialversicherungsnummer oder Individual Taxpayer Identification Number der verantwortlichen Person angeben. Diese Anforderung hilft, Betrug zu verhindern und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.
Unternehmensform und Grund für den Antrag (Zeilen 9-10)
Zeile 9 fordert dich auf, deine Unternehmensform auszuwählen. Gängige Optionen umfassen Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft und Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC). Wähle die Option, die deiner offiziellen Unternehmensstruktur entspricht.
Zeile 10 verlangt von dir zu erklären, warum du eine EIN beantragst. Optionen umfassen die Gründung eines neuen Unternehmens, die Einstellung von Mitarbeitern, Bankzwecke oder die Änderung deiner Unternehmensform. Wähle die Option, die am besten zu deiner Situation passt.
Zusätzliche Informationen (Zeilen 11-17)
Diese Zeilen sammeln spezifische Details über deine Geschäftsaktivitäten. Du gibst an, wann dein Unternehmen gegründet oder erworben wurde, dein Geschäftsjahresende und die höchste Anzahl von Mitarbeitern, die du erwartest. Sei ehrlich und realistisch mit deinen Schätzungen.
Du gibst auch deine Hauptgeschäftstätigkeit an und beschreibst deine Produkte oder Dienstleistungen. Der IRS verwendet diese Informationen, um dein Unternehmen gemäß dem North American Industry Classification System (NAICS) zu klassifizieren.
Wichtige Erkenntnisse:
- Das SS-4 Formular ist kostenlos und erforderlich, um eine EIN vom IRS zu erhalten
- Du kannst online, per Post, Fax oder Telefon beantragen, abhängig von deinem Standort
- Gib genaue Informationen über deine Unternehmensstruktur und verantwortliche Person an
- Online-Anträge erhalten EINs sofort, während Papieranträge 4-6 Wochen dauern
Wie du dein SS-4 Formular einreichst
Der IRS bietet mehrere Möglichkeiten, deinen Antrag einzureichen, jeweils mit unterschiedlichen Bearbeitungszeiten.
Online-Antrag
Die schnellste Methode ist der Online-EIN-Antrag. Verfügbar Montag bis Freitag, 7 bis 22 Uhr Eastern Time, stellt dieser Service deine EIN sofort nach Abschluss bereit. Du musst den Antrag in einer Sitzung abschließen (er läuft nach 15 Minuten Inaktivität ab).
Das Online-System ist nur für Unternehmen mit einem Hauptgeschäftssitz in den Vereinigten Staaten oder US-Territorien verfügbar. Die verantwortliche Person muss eine gültige Taxpayer Identification Number haben.
Einreichung per Post oder Fax
Wenn du Papieranträge bevorzugst oder nicht für die Online-Einreichung berechtigt bist, kannst du dein ausgefülltes SS-4 Formular per Post oder Fax senden. Fax-Anträge erhalten normalerweise innerhalb von vier Werktagen eine Antwort. Per Post gesendete Anträge dauern vier bis sechs Wochen zur Bearbeitung.
Sende deinen Antrag an die entsprechende IRS-Adresse basierend auf deinem Standort. Die IRS-Website bietet aktuelle Postanschriften und Faxnummern für verschiedene Bundesstaaten und internationale Antragsteller.
Telefonischer Antrag
Internationale Antragsteller können den IRS anrufen, um eine EIN zu beantragen. Dieser Service ist für Unternehmen verfügbar, die keinen rechtlichen Wohnsitz, Hauptgeschäftssitz oder Hauptbüro in den USA oder ihren Territorien haben. Rufe 267-941-1099 (keine gebührenfreie Nummer) während der Geschäftszeiten an.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
Viele Antragsteller machen einfache Fehler, die die Genehmigung ihrer EIN verzögern. Hier sind die häufigsten Fehler:
- Falsche Unternehmensform: Stelle sicher, dass du die Unternehmensstruktur auswählst, die deinen rechtlichen Gründungsdokumenten entspricht
- Fehlende Informationen: Fülle alle erforderlichen Felder aus. Leere Felder verursachen Bearbeitungsverzögerungen
- Falsche verantwortliche Person: Gib die Person an, die tatsächlich das Unternehmen kontrolliert, nicht einen Mitarbeiter oder Berater
- Doppelte Anträge: Reiche nicht mehrere Anträge für dasselbe Unternehmen ein. Dies führt zu Verwirrung und Verzögerungen
- Verwendung eines Postfachs für die Hauptadresse: Deine Hauptgeschäftsadresse muss ein physischer Standort sein
Überprüfe dein Formular sorgfältig vor der Einreichung. Kontrolliere alle Namen, Adressen und Identifikationsnummern auf Richtigkeit.
Fazit
Das Verständnis des SS4-Formular-Prozesses macht die Erlangung deiner EIN unkompliziert und stressfrei. Ob du dich für eine Online-Bewerbung für sofortige Ergebnisse entscheidest oder einen Papierantrag einreichst, das Befolgen der oben beschriebenen Schritte gewährleistet eine genaue Ausfüllung. Denke daran, dass die Online-Methode den schnellsten Service für berechtigte Antragsteller bietet, während internationale Unternehmen Telefon- oder Faxoptionen nutzen können. Nimm dir Zeit beim Ausfüllen jedes Abschnitts, überprüfe, ob alle Informationen korrekt sind, und bewahre eine Kopie deines ausgefüllten Formulars für deine Unterlagen auf. Mit deiner EIN in der Hand bist du bereit, Geschäftskonten zu eröffnen, Mitarbeiter einzustellen und alle deine Steuerpflichten ordnungsgemäß zu erfüllen.
FAQ
Die Bearbeitungszeit hängt von deiner Einreichungsmethode ab. Online-Anträge erhalten EINs sofort nach Abschluss. Fax-Anträge bekommen normalerweise innerhalb von vier Werktagen eine Antwort. Wenn du dein SS-4 Formular per Post sendest, erwarte eine Wartezeit von vier bis sechs Wochen für die Bearbeitung. Für schnellste Ergebnisse verwende das Online-Antragssystem, wenn du berechtigt bist.
Ja, internationale Antragsteller können eine EIN erhalten. Du kannst jedoch nicht das Online-Antragssystem verwenden. Rufe stattdessen den IRS unter 267-941-1099 an oder reiche dein SS-4 Formular per Fax ein. Du benötigst eine gültige Taxpayer Identification Number (die eine ITIN sein kann) und musst eine verantwortliche Person für das Unternehmen identifizieren.
Nein, der IRS erhebt keine Gebühren für die Bearbeitung des Formulars SS-4 oder die Ausstellung einer EIN. Der Service ist völlig kostenlos, egal ob du online, per Post, Fax oder Telefon beantragst. Sei vorsichtig bei Drittanbieter-Websites, die Gebühren für EIN-Dienste verlangen - du kannst immer direkt über den IRS kostenlos beantragen.
Wenn du einen Fehler vor der Einreichung entdeckst, korrigiere ihn einfach auf dem Formular. Bei Online-Anträgen kannst du zurückgehen und Fehler vor der endgültigen Einreichung beheben. Wenn du deine EIN bereits erhalten hast und Informationen ändern musst, musst du dem IRS schreiben, den Fehler erklären und die korrekten Informationen bereitstellen. Einige Änderungen, wie die Unternehmensstruktur, erfordern möglicherweise eine neue EIN.
Ja, du kannst deine EIN sofort für die meisten Zwecke wie die Eröffnung eines Bankkontos oder die Einreichung von Steuerformularen verwenden. Es kann jedoch bis zu zwei Wochen dauern, bis deine EIN in allen IRS-Systemen vollständig aktiviert ist. Wenn du deine EIN kurz nach Erhalt bei bestimmten Organisationen verifizieren musst, müssen diese möglicherweise einige Tage warten, bis die Nummer in Verifizierungsdatenbanken erscheint.