W-9 फॉर्म क्या है? बिजनेस और कॉन्ट्रैक्टर्स के लिए पूरी जानकारी

अगर आप कोई व्यवसाय चलाते हैं या एक स्वतंत्र ठेकेदार के रूप में काम करते हैं, तो आपने शायद W-9 फॉर्म का सामना किया होगा। यह W9 Form Explanation आपको यह समझने में मदद करेगा कि यह दस्तावेज़ क्या है, यह क्यों महत्वपूर्ण है, और इसे सही तरीके से कैसे उपयोग करें। W-9 एक सरल लेकिन महत्वपूर्ण कर दस्तावेज़ है जो उन व्यवसायों को आवश्यक जानकारी प्रदान करता है जिन्हें IRS को भुगतान की रिपोर्ट करनी होती है। चाहे आप फ्रीलांसरों को नियुक्त कर रहे हों या खुद एक फ्रीलांसर के रूप में काम कर रहे हों, इस फॉर्म को सही तरीके से संभालना जानना आपको भविष्य में कर संबंधी परेशानियों से बचा सकता है।

W-9 फॉर्म क्या है और इसकी किसे आवश्यकता है?

W-9 फॉर्म, जिसे आधिकारिक तौर पर Request for Taxpayer Identification Number and Certification कहा जाता है, एक IRS दस्तावेज़ है जिसका उपयोग ठेकेदारों, फ्रीलांसरों और विक्रेताओं से जानकारी एकत्र करने के लिए किया जाता है। W-2 फॉर्म के विपरीत जो कर्मचारियों को मिलता है, W-9 विशेष रूप से स्वतंत्र कर्मचारियों और व्यवसायों के लिए है।

जब आप किसी को स्वतंत्र ठेकेदार के रूप में नियुक्त करते हैं या एक वर्ष में किसी विक्रेता को $600 से अधिक का भुगतान करते हैं, तो आपको उनकी W-9 जानकारी की आवश्यकता होती है। यह आपको वर्ष के अंत में IRS के साथ 1099 फॉर्म दाखिल करने की अनुमति देता है, जिसमें रिपोर्ट किया जाता है कि आपने उन्हें कितना भुगतान किया। W-9 स्वयं IRS को नहीं भेजा जाता है। इसके बजाय, यह दस्तावेज़ीकरण के रूप में आपके रिकॉर्ड में रहता है।

W-9 फॉर्म पर मुख्य जानकारी

W-9 फॉर्म कई महत्वपूर्ण जानकारियां एकत्र करता है:

• कानूनी नाम और व्यवसाय का नाम (यदि अलग है)
• कर वर्गीकरण (व्यक्तिगत, एकल स्वामी, LLC, निगम, आदि)
• पता
• Taxpayer Identification Number (TIN), जो या तो Social Security Number (SSN) या Employer Identification Number (EIN) है
• प्रमाणन और हस्ताक्षर

Taxpayer identification number सबसे महत्वपूर्ण जानकारी है। यह नंबर IRS को आय को ट्रैक करने और उचित कर रिपोर्टिंग सुनिश्चित करने की अनुमति देता है। एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपको इस जानकारी को सुरक्षित और गोपनीय रखना चाहिए।

W-9 फॉर्म को सही तरीके से कैसे भरें

W-9 फॉर्म को पूरा करना सरल है, लेकिन सटीकता महत्वपूर्ण है। यहां प्रत्येक अनुभाग का चरण-दर-चरण विवरण दिया गया है:

नाम और व्यवसाय की जानकारी

अपना नाम ठीक वैसे ही दर्ज करें जैसा आपके कर रिटर्न पर दिखाई देता है। यदि आप किसी व्यवसाय नाम (DBA या "doing business as") के तहत काम करते हैं, तो उसे व्यवसाय नाम फ़ील्ड में शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि John Smith "Smith Consulting" चलाते हैं, तो वे नाम के रूप में "John Smith" और व्यवसाय नाम के रूप में "Smith Consulting" लिखेंगे।

कर वर्गीकरण

उस बॉक्स को चेक करें जो आपकी व्यवसाय संरचना से मेल खाता है। सामान्य विकल्पों में individual/sole proprietor, single-member LLC, C Corporation, S Corporation, या partnership शामिल हैं। यदि आप अनिश्चित हैं, तो किसी कर पेशेवर से परामर्श करें या अपने व्यवसाय पंजीकरण दस्तावेज़ों की जांच करें।

अपना TIN प्रदान करना

अपना Social Security Number या Employer Identification Number दर्ज करें। एकल स्वामी आमतौर पर अपने SSN का उपयोग करते हैं, जबकि निगम और अधिकांश LLC एक EIN का उपयोग करते हैं। सटीकता के लिए इस नंबर को दोबारा जांचें, क्योंकि त्रुटियां भुगतान में देरी और कर रिपोर्टिंग समस्याओं का कारण बन सकती हैं।

प्रमाणन और हस्ताक्षर

प्रमाणन विवरणों को ध्यान से पढ़ें। हस्ताक्षर करके, आप पुष्टि करते हैं कि आपका TIN सही है और आप backup withholding के अधीन नहीं हैं। Backup withholding तब होता है जब किसी व्यवसाय को करों के लिए आपके भुगतान का 24% रोकना पड़ता है, आमतौर पर पिछली IRS समस्याओं के कारण।

व्यवसाय कब और क्यों W-9 फॉर्म का अनुरोध करते हैं

व्यवसाय कर अनुपालन और रिकॉर्ड-कीपिंग से संबंधित कई महत्वपूर्ण कारणों से W-9 फॉर्म का अनुरोध करते हैं।

IRS रिपोर्टिंग आवश्यकताएं

IRS व्यवसायों को ठेकेदारों और विक्रेताओं को किए गए भुगतानों की रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है। यदि आप कर वर्ष के दौरान सेवाओं के लिए किसी को $600 या अधिक का भुगतान करते हैं, तो आपको 1099-NEC (Nonemployee Compensation) फॉर्म दाखिल करना होगा। W-9 इस फाइलिंग को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करता है।

पूर्ण W-9 के बिना, व्यवसायों को दुविधा का सामना करना पड़ता है। उन्हें 24% पर backup withholding शुरू करने की आवश्यकता हो सकती है, जिसका अर्थ है कि ठेकेदारों को कम पैसे मिलते हैं। यह भुगतानों की उचित रिपोर्ट करने में विफल रहने के लिए संभावित IRS जुर्माने से व्यवसाय की रक्षा करता है।

W-9 का अनुरोध करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

स्मार्ट व्यवसाय कोई भी भुगतान करने से पहले W-9 फॉर्म का अनुरोध करते हैं। यह वर्ष के अंत में जब 1099 फॉर्म देय होते हैं तब हड़बड़ाहट को रोकता है। यहां कुछ सर्वोत्तम प्रथाएं हैं:

• ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान W-9 का अनुरोध करें
• पूर्ण फॉर्म को अन्य कर दस्तावेज़ों के साथ सुरक्षित रूप से संग्रहीत करें
• यदि किसी ठेकेदार का विवरण बदलता है तो W-9 जानकारी को अपडेट करें
• IRS ऑडिट उद्देश्यों के लिए कम से कम चार वर्षों तक W-9 फॉर्म रखें
• अपनी लेखा टीम से परे कभी भी W-9 जानकारी साझा न करें

सामान्य W-9 गलतियाँ और उनसे कैसे बचें

कई सामान्य त्रुटियां W-9 फॉर्म के साथ समस्याएं पैदा कर सकती हैं। इन समस्याओं के बारे में जागरूक होना ठेकेदारों और व्यवसायों दोनों की मदद करता है।

बेमेल नाम और TIN

सबसे आम समस्या यह है जब W-9 पर दिया गया नाम प्रदान किए गए TIN के लिए IRS रिकॉर्ड से मेल नहीं खाता है। यह अक्सर विवाहित व्यक्तियों के साथ होता है जिन्होंने अपना अंतिम नाम बदल लिया है लेकिन Social Security Administration के साथ इसे अपडेट नहीं किया है। हमेशा सुनिश्चित करें कि आपका नाम आपके सबसे हाल के कर रिटर्न से मेल खाता है।

गलत कर वर्गीकरण

गलत व्यवसाय इकाई प्रकार का चयन करना प्रभावित कर सकता है कि आप पर कैसे कर लगाया जाता है। Single-member LLC अक्सर भ्रमित होते हैं कि "individual" या "LLC" चेक करना है या नहीं। Single-member LLC के लिए डिफ़ॉल्ट एकल स्वामित्व (individual) के रूप में कर लगाया जाना है, जब तक कि आपने कॉर्पोरेट कराधान का चुनाव नहीं किया है।

गायब हस्ताक्षर

एक हस्ताक्षर रहित W-9 अमान्य है। ठेकेदारों और व्यवसायों दोनों को फॉर्म को पूर्ण मानने से पहले सत्यापित करना चाहिए कि यह हस्ताक्षरित है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर स्वीकार्य हैं और तेजी से सामान्य हो रहे हैं।

निष्कर्ष

W-9 फॉर्म को समझना ठेकेदार संबंधों में शामिल किसी भी व्यक्ति के लिए आवश्यक है। इस W9 Form Explanation ने फॉर्म क्या है, इसे कैसे पूरा करें, और कर अनुपालन के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है, इसकी मूल बातें कवर कीं। व्यवसायों को अपने IRS रिपोर्टिंग दायित्वों को पूरा करने के लिए W-9 की आवश्यकता होती है, जबकि ठेकेदारों को उचित कर रिपोर्टिंग सुनिश्चित करने के लिए सटीक जानकारी प्रदान करनी चाहिए। शुरुआत से ही W-9 फॉर्म को सही तरीके से संभालकर, आप भुगतान में देरी, backup withholding समस्याओं और संभावित कर समस्याओं से बच सकते हैं। अपनी W-9 जानकारी को अद्यतित रखें, फॉर्म को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करें, और यदि आपकी विशिष्ट स्थिति के बारे में कोई प्रश्न हैं तो किसी कर पेशेवर से परामर्श करने में संकोच न करें।

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