Что такое форма W-9? Полное объяснение для бизнеса и подрядчиков

Если ты ведешь бизнес или работаешь как независимый подрядчик, то наверняка сталкивался с формой W-9. Это объяснение формы W9 поможет тебе понять, что это за документ, почему он важен и как правильно его использовать. W-9 — это простой, но критически важный налоговый документ, который предоставляет необходимую информацию компаниям, которым нужно отчитываться о платежах в IRS. Независимо от того, нанимаешь ли ты фрилансеров или работаешь сам, знание того, как правильно обращаться с этой формой, может избавить тебя от налоговых проблем в будущем.

Что такое форма W-9 и кому она нужна?

Форма W-9, официально называемая Запрос идентификационного номера налогоплательщика и сертификация, — это документ IRS, используемый для сбора информации от подрядчиков, фрилансеров и поставщиков. В отличие от формы W-2, которую получают сотрудники, W-9 предназначена специально для независимых работников и компаний.

Когда ты нанимаешь кого-то в качестве независимого подрядчика или платишь поставщику более $600 в год, тебе нужна их информация из W-9. Это позволяет подать форму 1099 в IRS в конце года, отчитавшись о том, сколько ты им заплатил. Сама форма W-9 не отправляется в IRS. Вместо этого она остается в твоих записях в качестве документации.

Ключевая информация в форме W-9

Форма W-9 собирает несколько важных элементов информации:

• Юридическое имя и название компании (если отличается)
• Налоговая классификация (физическое лицо, индивидуальный предприниматель, LLC, корпорация и т.д.)
• Адрес
• Идентификационный номер налогоплательщика (TIN), который является либо номером социального страхования (SSN), либо идентификационным номером работодателя (EIN)
• Сертификация и подпись

Идентификационный номер налогоплательщика — самая критическая часть. Этот номер позволяет IRS отслеживать доходы и обеспечивать правильную налоговую отчетность. Как владелец бизнеса, ты должен хранить эту информацию в безопасности и конфиденциальности.

Как правильно заполнить форму W-9

Заполнение формы W-9 простое, но точность имеет значение. Вот пошаговое описание каждого раздела:

Имя и информация о компании

Введи свое имя точно так, как оно указано в твоей налоговой декларации. Если ты работаешь под названием компании (DBA или «ведение бизнеса как»), укажи это в поле названия компании. Например, если Джон Смит управляет «Smith Consulting», он укажет «John Smith» в качестве имени и «Smith Consulting» в качестве названия компании.

Налоговая классификация

Отметь поле, которое соответствует структуре твоего бизнеса. Распространенные варианты включают физическое лицо/индивидуальный предприниматель, LLC с одним участником, C Corporation, S Corporation или партнерство. Если не уверен, проконсультируйся с налоговым специалистом или проверь свои регистрационные документы.

Предоставление TIN

Введи либо свой номер социального страхования, либо идентификационный номер работодателя. Индивидуальные предприниматели обычно используют свой SSN, в то время как корпорации и большинство LLC используют EIN. Дважды проверь этот номер на точность, так как ошибки могут вызвать задержки платежей и проблемы с налоговой отчетностью.

Сертификация и подпись

Внимательно прочитай заявления о сертификации. Подписываясь, ты подтверждаешь, что твой TIN правильный и что ты не подлежишь резервному удержанию. Резервное удержание — это когда компания должна удерживать 24% твоего платежа на налоги, обычно из-за прошлых проблем с IRS.

Когда и почему компании запрашивают формы W-9

Компании запрашивают формы W-9 по нескольким важным причинам, связанным с налоговым соответствием и ведением учета.

Требования к отчетности IRS

IRS требует от компаний отчитываться о платежах, сделанных подрядчикам и поставщикам. Если ты платишь кому-то $600 или более в течение налогового года за услуги, ты должен подать форму 1099-NEC (Компенсация не-сотруднику). W-9 предоставляет информацию, необходимую для завершения этой подачи.

Без заполненной W-9 компании сталкиваются с дилеммой. Им может потребоваться начать резервное удержание в размере 24%, что означает, что подрядчики получают меньше денег. Это защищает компанию от потенциальных штрафов IRS за неправильную отчетность о платежах.

Лучшие практики запроса W-9

Умные компании запрашивают формы W-9 перед осуществлением любых платежей. Это предотвращает спешку в конце года, когда нужно подавать формы 1099. Вот несколько лучших практик:

• Запрашивай W-9 во время процесса адаптации
• Храни заполненные формы надежно вместе с другими налоговыми документами
• Обновляй информацию W-9, если данные подрядчика изменились
• Храни формы W-9 как минимум четыре года для целей аудита IRS
• Никогда не делись информацией W-9 за пределами бухгалтерской команды

Распространенные ошибки W-9 и как их избежать

Несколько распространенных ошибок могут вызвать проблемы с формами W-9. Осведомленность об этих проблемах помогает как подрядчикам, так и компаниям.

Несовпадающие имена и TIN

Самая частая проблема — когда имя в W-9 не совпадает с записями IRS для предоставленного TIN. Это часто происходит с женатыми людьми, которые изменили фамилию, но не обновили ее в Администрации социального страхования. Всегда убеждайся, что твое имя совпадает с твоей последней налоговой декларацией.

Неправильная налоговая классификация

Выбор неправильного типа бизнес-структуры может повлиять на то, как ты облагаешься налогами. LLC с одним участником часто путаются, стоит ли отмечать «физическое лицо» или «LLC». По умолчанию LLC с одним участником облагаются налогом как индивидуальное предпринимательство (физическое лицо), если только ты не выбрал корпоративное налогообложение.

Отсутствующие подписи

Неподписанная W-9 недействительна. И подрядчики, и компании должны проверить, что форма подписана, прежде чем считать ее завершенной. Электронные подписи приемлемы и становятся все более распространенными.

Заключение

Понимание формы W-9 необходимо для всех, кто участвует в отношениях с подрядчиками. Это объяснение формы W9 охватило основы того, что представляет собой форма, как ее заполнить и почему она важна для налогового соответствия. Компаниям нужны W-9 для выполнения своих обязательств по отчетности перед IRS, в то время как подрядчики должны предоставлять точную информацию для обеспечения правильной налоговой отчетности. Правильно обращаясь с формами W-9 с самого начала, ты избегаешь задержек платежей, проблем с резервным удержанием и потенциальных налоговых проблем. Держи информацию W-9 актуальной, храни формы надежно и не стесняйся консультироваться с налоговым специалистом, если у тебя есть вопросы о твоей конкретной ситуации.

FAQ