Nếu bạn điều hành doanh nghiệp hoặc làm việc như một nhà thầu độc lập, có thể bạn đã gặp phải biểu mẫu W-9. Bài giải thích về biểu mẫu W9 này sẽ giúp bạn hiểu tài liệu này là gì, tại sao nó quan trọng và cách sử dụng đúng cách. W-9 là một tài liệu thuế đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng cung cấp thông tin thiết yếu cho các doanh nghiệp cần báo cáo thanh toán với IRS. Cho dù bạn đang thuê freelancer hay làm freelancer, việc biết cách xử lý biểu mẫu này đúng cách có thể giúp bạn tránh những rắc rối về thuế sau này.
Biểu mẫu W-9 là gì và Ai cần nó?
Biểu mẫu W-9, chính thức được gọi là Yêu cầu Số Nhận dạng Người nộp thuế và Chứng nhận, là tài liệu IRS được sử dụng để thu thập thông tin từ nhà thầu, freelancer và nhà cung cấp. Không giống như biểu mẫu W-2 mà nhân viên nhận được, W-9 dành riêng cho người lao động độc lập và doanh nghiệp.
Khi bạn thuê ai đó làm nhà thầu độc lập hoặc trả cho nhà cung cấp hơn $600 trong một năm, bạn cần thông tin W-9 của họ. Điều này cho phép bạn nộp biểu mẫu 1099 với IRS vào cuối năm, báo cáo số tiền bạn đã trả cho họ. Bản thân W-9 không được gửi đến IRS. Thay vào đó, nó được lưu trong hồ sơ của bạn như tài liệu chứng từ.
Thông tin Chính trên Biểu mẫu W-9
Biểu mẫu W-9 thu thập một số thông tin quan trọng:
- Tên pháp lý và tên doanh nghiệp (nếu khác)
- Phân loại thuế (cá nhân, chủ doanh nghiệp tư nhân, LLC, công ty, v.v.)
- Địa chỉ
- Số Nhận dạng Người nộp thuế (TIN), có thể là Số An sinh Xã hội (SSN) hoặc Số Nhận dạng Người sử dụng lao động (EIN)
- Chứng nhận và chữ ký
Số nhận dạng người nộp thuế là phần quan trọng nhất. Số này cho phép IRS theo dõi thu nhập và đảm bảo báo cáo thuế đúng cách. Là chủ doanh nghiệp, bạn phải giữ thông tin này an toàn và bảo mật.
Những điểm chính:
- Biểu mẫu W-9 thu thập thông tin thuế từ nhà thầu và nhà cung cấp, không phải nhân viên
- Doanh nghiệp cần W-9 trước khi thanh toán trên $600 cho người lao động độc lập
- Biểu mẫu được lưu với doanh nghiệp và không được gửi đến IRS
- Thông tin W-9 được sử dụng để chuẩn bị biểu mẫu 1099 vào thời điểm nộp thuế
Cách Điền Biểu mẫu W-9 Đúng cách
Hoàn thành biểu mẫu W-9 khá đơn giản, nhưng độ chính xác rất quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cho mỗi phần:
Tên và Thông tin Doanh nghiệp
Nhập tên của bạn chính xác như nó xuất hiện trên tờ khai thuế. Nếu bạn hoạt động dưới tên doanh nghiệp (DBA hoặc "doing business as"), hãy bao gồm tên đó trong trường tên doanh nghiệp. Ví dụ, nếu John Smith điều hành "Smith Consulting," anh ấy sẽ liệt kê "John Smith" là tên và "Smith Consulting" là tên doanh nghiệp.
Phân loại Thuế
Đánh dấu vào ô phù hợp với cơ cấu doanh nghiệp của bạn. Các lựa chọn phổ biến bao gồm cá nhân/chủ doanh nghiệp tư nhân, LLC thành viên đơn, C Corporation, S Corporation hoặc công ty hợp danh. Nếu bạn không chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia thuế hoặc kiểm tra tài liệu đăng ký doanh nghiệp của bạn.
Cung cấp TIN của bạn
Nhập Số An sinh Xã hội hoặc Số Nhận dạng Người sử dụng lao động của bạn. Chủ doanh nghiệp tư nhân thường sử dụng SSN, trong khi các công ty và hầu hết các LLC sử dụng EIN. Kiểm tra kỹ số này để đảm bảo chính xác, vì lỗi có thể gây ra chậm trễ thanh toán và vấn đề báo cáo thuế.
Chứng nhận và Chữ ký
Đọc kỹ các tuyên bố chứng nhận. Bằng cách ký, bạn xác nhận rằng TIN của bạn là chính xác và bạn không phải chịu khấu trừ dự phòng. Khấu trừ dự phòng là khi doanh nghiệp phải giữ lại 24% khoản thanh toán của bạn cho thuế, thường là do các vấn đề IRS trong quá khứ.
Khi nào và Tại sao Doanh nghiệp Yêu cầu Biểu mẫu W-9
Doanh nghiệp yêu cầu biểu mẫu W-9 vì một số lý do quan trọng liên quan đến tuân thủ thuế và lưu trữ hồ sơ.
Yêu cầu Báo cáo của IRS
IRS yêu cầu doanh nghiệp báo cáo các khoản thanh toán cho nhà thầu và nhà cung cấp. Nếu bạn trả cho ai đó $600 hoặc hơn trong năm tài chính cho dịch vụ, bạn phải nộp biểu mẫu 1099-NEC (Bồi thường Không phải Nhân viên). W-9 cung cấp thông tin cần thiết để hoàn thành việc nộp này.
Không có W-9 hoàn chỉnh, doanh nghiệp phải đối mặt với tình thế khó xử. Họ có thể cần bắt đầu khấu trừ dự phòng ở mức 24%, có nghĩa là nhà thầu nhận được ít tiền hơn. Điều này bảo vệ doanh nghiệp khỏi các hình phạt tiềm năng của IRS vì không báo cáo thanh toán đúng cách.
Thực hành Tốt nhất để Yêu cầu W-9
Các doanh nghiệp thông minh yêu cầu biểu mẫu W-9 trước khi thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào. Điều này ngăn chặn việc vội vã vào cuối năm khi biểu mẫu 1099 đến hạn. Dưới đây là một số thực hành tốt nhất:
- Yêu cầu W-9 trong quá trình onboarding
- Lưu trữ các biểu mẫu đã hoàn thành một cách an toàn với các tài liệu thuế khác
- Cập nhật thông tin W-9 nếu chi tiết của nhà thầu thay đổi
- Giữ biểu mẫu W-9 ít nhất bốn năm cho mục đích kiểm toán IRS
- Không bao giờ chia sẻ thông tin W-9 ngoài nhóm kế toán của bạn
Lưu ý Quan trọng:
- Biểu mẫu W-9 chứa thông tin cá nhân nhạy cảm bao gồm Số An sinh Xã hội
- Lưu trữ các tài liệu này một cách an toàn và giới hạn quyền truy cập chỉ cho nhân viên được ủy quyền
- Cân nhắc sử dụng lưu trữ kỹ thuật số được mã hóa thay vì tệp giấy
Những Lỗi W-9 Phổ biến và Cách Tránh Chúng
Một số lỗi phổ biến có thể gây ra vấn đề với biểu mẫu W-9. Nhận thức về những vấn đề này giúp cả nhà thầu và doanh nghiệp.
Tên và TIN Không Khớp
Vấn đề thường gặp nhất là khi tên trên W-9 không khớp với hồ sơ IRS cho TIN được cung cấp. Điều này thường xảy ra với các cá nhân đã kết hôn đã đổi họ nhưng chưa cập nhật với Cơ quan An sinh Xã hội. Luôn đảm bảo tên của bạn khớp với tờ khai thuế gần đây nhất.
Phân loại Thuế Sai
Chọn loại thực thể kinh doanh không chính xác có thể ảnh hưởng đến cách bạn bị đánh thuế. LLC thành viên đơn thường bối rối về việc nên đánh dấu "cá nhân" hay "LLC." Mặc định cho LLC thành viên đơn là bị đánh thuế như chủ doanh nghiệp tư nhân (cá nhân), trừ khi bạn đã chọn đánh thuế doanh nghiệp.
Thiếu Chữ ký
W-9 không có chữ ký là không hợp lệ. Cả nhà thầu và doanh nghiệp nên xác minh biểu mẫu đã được ký trước khi coi là hoàn thành. Chữ ký điện tử được chấp nhận và ngày càng phổ biến.
Kết luận
Hiểu về biểu mẫu W-9 là điều cần thiết cho bất kỳ ai tham gia vào các mối quan hệ nhà thầu. Giải thích biểu mẫu W9 này đã đề cập đến những điều cơ bản về biểu mẫu là gì, cách hoàn thành và tại sao nó quan trọng đối với việc tuân thủ thuế. Doanh nghiệp cần W-9 để thực hiện nghĩa vụ báo cáo IRS của họ, trong khi nhà thầu phải cung cấp thông tin chính xác để đảm bảo báo cáo thuế đúng cách. Bằng cách xử lý biểu mẫu W-9 đúng cách ngay từ đầu, bạn tránh được chậm trễ thanh toán, các vấn đề khấu trừ dự phòng và các vấn đề thuế tiềm ẩn. Giữ thông tin W-9 của bạn cập nhật, lưu trữ biểu mẫu an toàn và đừng ngần ngại tham khảo ý kiến chuyên gia thuế nếu bạn có câu hỏi về tình huống cụ thể của mình.
Câu hỏi thường gặp
Không, bạn không gửi biểu mẫu W-9 đến IRS. W-9 được cung cấp trực tiếp cho doanh nghiệp hoặc người đang trả tiền cho bạn. Họ giữ nó trong hồ sơ của họ và sử dụng thông tin để chuẩn bị biểu mẫu 1099, được gửi cho cả bạn và IRS vào thời điểm nộp thuế.
W-4 dành cho nhân viên và cho người sử dụng lao động biết cần khấu trừ bao nhiêu thuế từ lương. W-9 dành cho nhà thầu độc lập và nhà cung cấp, cung cấp số nhận dạng người nộp thuế của họ cho mục đích báo cáo 1099. Nhân viên điền W-4, trong khi nhà thầu điền W-9.
Mặc dù về mặt kỹ thuật bạn có thể từ chối, nhưng doanh nghiệp sau đó có thể từ chối làm việc với bạn hoặc có thể bị yêu cầu giữ lại 24% khoản thanh toán của bạn để khấu trừ dự phòng. Hầu hết các doanh nghiệp yêu cầu W-9 hoàn chỉnh trước khi phát hành bất kỳ khoản thanh toán nào để bảo vệ bản thân khỏi các hình phạt của IRS.
Bạn nên cập nhật W-9 của mình bất cứ khi nào thông tin của bạn thay đổi, chẳng hạn như tên, địa chỉ hoặc cơ cấu doanh nghiệp. Nếu không, bạn thường không cần nộp lại cho cùng một khách hàng trừ khi họ yêu cầu cụ thể một biểu mẫu cập nhật. Nhiều doanh nghiệp yêu cầu W-9 mới vài năm một lần như một thực hành tốt nhất.
Nếu tên hoặc TIN của bạn không chính xác, IRS có thể gửi thông báo cho doanh nghiệp về sự không khớp. Điều này có thể dẫn đến khấu trừ dự phòng trên các khoản thanh toán trong tương lai cho đến khi bạn cung cấp thông tin đã sửa. Bạn cũng có thể gặp chậm trễ trong việc nhận thanh toán và các vấn đề tiềm ẩn khi nộp tờ khai thuế. Luôn kiểm tra kỹ thông tin của bạn để đảm bảo chính xác trước khi gửi.