إذا كنت تبدأ مشروعًا تجاريًا، أو تقوم بتوظيف موظفين، أو تفتح حسابًا مصرفيًا تجاريًا، فمن المحتمل أن تحتاج إلى رقم تعريف صاحب العمل (EIN). سيرشدك دليل شرح نموذج SS4 إلى كل ما تحتاج معرفته حول هذه الوثيقة المهمة من مصلحة الضرائب الأمريكية. يُعرف هذا الطلب أيضًا باسم نموذج SS-4، وهو بوابتك للحصول على رقم التعريف الضريبي الفيدرالي. إن فهم كيفية إكمال وتقديم هذا النموذج بشكل صحيح يمكن أن يوفر عليك الوقت ويساعدك على تجنب الأخطاء الشائعة التي تؤخر المعالجة.
ما هو نموذج SS-4 ولماذا تحتاج إليه؟
نموذج SS-4 هو وثيقة رسمية من مصلحة الضرائب الأمريكية تُستخدم للتقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل. فكر في EIN كرقم الضمان الاجتماعي لنشاطك التجاري. هذا الرقم المكون من تسعة أرقام يحدد كيان عملك للأغراض الضريبية وهو مطلوب لمختلف الأنشطة التجارية.
أنت بحاجة إلى EIN إذا كنت تخطط لـ:
- توظيف موظفين والإبلاغ عن ضرائب التوظيف
- فتح حساب مصرفي تجاري
- العمل كشركة مساهمة أو شراكة
- تقديم إقرارات ضريبية للمكوس أو التوظيف أو الكحول أو التبغ أو الأسلحة النارية
- حجز الضرائب على الدخل المدفوع للأجانب غير المقيمين
حتى أصحاب المشاريع الفردية الذين ليس لديهم موظفين غالبًا ما يحصلون على EIN للحفاظ على فصل أموالهم الشخصية والتجارية. النموذج نفسه مجاني، ولا تفرض مصلحة الضرائب الأمريكية أي رسوم لمعالجة طلبك.
من يمكنه التقدم بطلب للحصول على EIN؟
للتقدم بطلب للحصول على EIN، يجب أن يكون لديك رقم تعريف دافع ضرائب صالح (SSN أو ITIN أو EIN). يجب أن يكون الشخص المتقدم بالطلب هو المسؤول الرئيسي أو الشريك العام أو المانح أو المالك أو الوصي. يمكن للمتقدمين الدوليين أيضًا التقديم، على الرغم من أنهم قد يحتاجون إلى استخدام طرق تقديم مختلفة عن الشركات الموجودة في الولايات المتحدة.
دليل خطوة بخطوة لإكمال نموذج SS-4
يحتوي نموذج SS-4 على عدة أقسام تتطلب معلومات محددة حول نشاطك التجاري. دعنا نقسم كل جزء لجعل العملية واضحة ومباشرة.
معلومات العمل الأساسية (الأسطر 1-6)
ابدأ بتقديم اسم عملك القانوني بالضبط كما يظهر في مستندات التأسيس الخاصة بك. إذا كنت تعمل تحت اسم مختلف (اسم "ممارسة الأعمال باسم" أو DBA)، فستدرجه بشكل منفصل. قم بتضمين عنوان عملك - يجب أن يكون هذا موقعًا فعليًا، وليس صندوق بريد، على الرغم من أنه يمكنك إدراج صندوق بريد لأغراض المراسلات في سطر مختلف.
ستحتاج أيضًا إلى تحديد المقاطعة والولاية التي يقع فيها عملك الرئيسي. تساعد هذه المعلومات مصلحة الضرائب الأمريكية في تعيين طلبك إلى مركز المعالجة الصحيح.
تفاصيل الطرف المسؤول (الأسطر 7-8)
يطلب السطر 7 اسم الطرف المسؤول. هذا الشخص يتحكم في الكيان أو يديره أو يوجهه وأمواله. بالنسبة للشركات، يكون هذا عادةً مسؤولًا رئيسيًا. بالنسبة للشراكات، إنه شريك عام. يدرج أصحاب المشاريع الفردية أنفسهم.
يجب عليك تقديم رقم الضمان الاجتماعي للطرف المسؤول أو رقم تعريف دافع الضرائب الفردي. يساعد هذا المتطلب في منع الاحتيال وضمان المساءلة.
نوع الكيان وسبب التقديم (الأسطر 9-10)
يطلب منك السطر 9 تحديد نوع كيان عملك. تشمل الخيارات الشائعة الملكية الفردية والشراكة والشركة المساهمة وشركة المسؤولية المحدودة (LLC). اختر الخيار الذي يتطابق مع هيكل عملك الرسمي.
يتطلب السطر 10 منك شرح سبب تقدمك للحصول على EIN. تشمل الخيارات بدء عمل جديد، أو توظيف موظفين، أو لأغراض مصرفية، أو تغيير نوع عملك. حدد الخيار الذي يناسب وضعك بشكل أفضل.
معلومات إضافية (الأسطر 11-17)
تجمع هذه الأسطر تفاصيل محددة حول عمليات عملك. ستشير إلى متى بدأ عملك أو تم الحصول عليه، ونهاية سنتك المحاسبية، وأعلى عدد من الموظفين الذين تتوقع أن يكون لديك. كن صادقًا وواقعيًا مع تقديراتك.
ستحدد أيضًا نشاطك التجاري الرئيسي وتصف منتجاتك أو خدماتك. تستخدم مصلحة الضرائب الأمريكية هذه المعلومات لتصنيف عملك وفقًا لنظام تصنيف الصناعة في أمريكا الشمالية (NAICS).
النقاط الرئيسية:
- نموذج SS-4 مجاني ومطلوب للحصول على EIN من مصلحة الضرائب الأمريكية
- يمكنك التقديم عبر الإنترنت أو بالبريد أو الفاكس أو الهاتف حسب موقعك
- قدم معلومات دقيقة حول هيكل عملك والطرف المسؤول
- تتلقى الطلبات عبر الإنترنت EIN على الفور، بينما تستغرق الطلبات الورقية 4-6 أسابيع
كيفية تقديم نموذج SS-4 الخاص بك
تقدم مصلحة الضرائب الأمريكية طرقًا متعددة لتقديم طلبك، ولكل منها أوقات معالجة مختلفة.
التقديم عبر الإنترنت
أسرع طريقة هي طلب EIN عبر الإنترنت. متاح من الاثنين إلى الجمعة، من الساعة 7 صباحًا حتى 10 مساءً بالتوقيت الشرقي، توفر هذه الخدمة EIN الخاص بك فورًا عند الانتهاء. يجب عليك إكمال الطلب في جلسة واحدة (تنتهي مهلة الجلسة بعد 15 دقيقة من عدم النشاط).
النظام عبر الإنترنت متاح فقط للشركات التي لديها موقع عمل رئيسي في الولايات المتحدة أو الأقاليم الأمريكية. يجب أن يكون لدى الطرف المسؤول رقم تعريف دافع ضرائب صالح.
التقديم بالبريد أو الفاكس
إذا كنت تفضل الطلبات الورقية أو لم تكن مؤهلاً للتقديم عبر الإنترنت، يمكنك إرسال نموذج SS-4 المكتمل بالبريد أو الفاكس. تتلقى طلبات الفاكس عادةً ردودًا في غضون أربعة أيام عمل. تستغرق الطلبات المرسلة بالبريد من أربعة إلى ستة أسابيع للمعالجة.
أرسل طلبك إلى عنوان مصلحة الضرائب الأمريكية المناسب بناءً على موقعك. يوفر موقع مصلحة الضرائب الأمريكية عناوين البريد وأرقام الفاكس الحالية لمختلف الولايات والمتقدمين الدوليين.
التقديم عبر الهاتف
يمكن للمتقدمين الدوليين الاتصال بمصلحة الضرائب الأمريكية للتقدم بطلب للحصول على EIN. هذه الخدمة متاحة للشركات التي ليس لديها إقامة قانونية أو مكان عمل رئيسي أو مكتب رئيسي في الولايات المتحدة أو أقاليمها. اتصل على 267-941-1099 (ليس رقمًا مجانيًا) خلال ساعات العمل.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها
يرتكب العديد من المتقدمين أخطاء بسيطة تؤخر الموافقة على EIN الخاص بهم. فيما يلي الأخطاء الأكثر شيوعًا:
- نوع كيان غير صحيح: تأكد من تحديد هيكل العمل الذي يطابق مستندات التأسيس القانونية الخاصة بك
- معلومات مفقودة: أكمل جميع الحقول المطلوبة. تتسبب المساحات الفارغة في تأخير المعالجة
- طرف مسؤول خاطئ: أدرج الشخص الذي يتحكم فعليًا في العمل، وليس موظفًا أو مستشارًا
- طلبات مكررة: لا تقدم طلبات متعددة لنفس العمل. يؤدي هذا إلى حدوث ارتباك وتأخير
- استخدام صندوق بريد للعنوان الرئيسي: يجب أن يكون عنوان عملك الرئيسي موقعًا فعليًا
راجع النموذج الخاص بك بعناية قبل التقديم. تحقق مرة أخرى من جميع الأسماء والعناوين وأرقام التعريف للتأكد من دقتها.
الخلاصة
إن فهم عملية نموذج SS4 يجعل الحصول على EIN الخاص بك أمرًا بسيطًا وخاليًا من التوتر. سواء اخترت التقديم عبر الإنترنت للحصول على نتائج فورية أو تقديم طلب ورقي، فإن اتباع الخطوات الموضحة أعلاه يضمن الإكمال الدقيق. تذكر أن الطريقة عبر الإنترنت توفر أسرع خدمة للمتقدمين المؤهلين، بينما يمكن للشركات الدولية استخدام خيارات الهاتف أو الفاكس. خذ وقتك في ملء كل قسم، وتحقق من صحة جميع المعلومات، واحتفظ بنسخة من النموذج المكتمل لسجلاتك. مع EIN في متناول يدك، ستكون جاهزًا لفتح حسابات تجارية، وتوظيف موظفين، والتعامل مع جميع التزاماتك الضريبية بشكل صحيح.
الأسئلة الشائعة
يعتمد وقت المعالجة على طريقة التقديم الخاصة بك. تتلقى الطلبات عبر الإنترنت EIN فورًا عند الانتهاء. تحصل طلبات الفاكس عادةً على ردود في غضون أربعة أيام عمل. إذا أرسلت نموذج SS-4 الخاص بك بالبريد، فتوقع الانتظار من أربعة إلى ستة أسابيع للمعالجة. للحصول على أسرع النتائج، استخدم نظام التقديم عبر الإنترنت إذا كنت مؤهلاً.
نعم، يمكن للمتقدمين الدوليين الحصول على EIN. ومع ذلك، لا يمكنك استخدام نظام التقديم عبر الإنترنت. بدلاً من ذلك، اتصل بمصلحة الضرائب الأمريكية على 267-941-1099 أو قدم نموذج SS-4 الخاص بك عبر الفاكس. ستحتاج إلى رقم تعريف دافع ضرائب صالح (والذي يمكن أن يكون ITIN) ويجب عليك تحديد طرف مسؤول لكيان العمل.
لا، لا تفرض مصلحة الضرائب الأمريكية أي رسوم لمعالجة نموذج SS-4 أو إصدار EIN. الخدمة مجانية تمامًا سواء قدمت طلبًا عبر الإنترنت أو بالبريد أو الفاكس أو الهاتف. كن حذرًا من مواقع الويب التابعة لجهات خارجية التي تفرض رسومًا على خدمات EIN - يمكنك دائمًا التقديم مباشرة من خلال مصلحة الضرائب الأمريكية دون أي تكلفة.
إذا اكتشفت خطأ قبل التقديم، فما عليك سوى تصحيحه في النموذج. بالنسبة للطلبات عبر الإنترنت، يمكنك العودة وإصلاح الأخطاء قبل التقديم النهائي. إذا كنت قد تلقيت بالفعل EIN الخاص بك وتحتاج إلى تغيير المعلومات، فستحتاج إلى الكتابة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية لشرح الخطأ وتقديم المعلومات الصحيحة. قد تتطلب بعض التغييرات، مثل هيكل العمل، EIN جديدًا.
نعم، يمكنك استخدام EIN الخاص بك فورًا لمعظم الأغراض مثل فتح حساب مصرفي أو تقديم نماذج ضريبية. ومع ذلك، قد يستغرق الأمر ما يصل إلى أسبوعين حتى يتم تفعيل EIN الخاص بك بالكامل في جميع أنظمة مصلحة الضرائب الأمريكية. إذا كنت بحاجة إلى التحقق من EIN الخاص بك مع منظمات معينة بعد وقت قصير من استلامه، فقد يحتاجون إلى الانتظار بضعة أيام حتى يظهر الرقم في قواعد بيانات التحقق.