ما هو نموذج W-9؟ شرح كامل للشركات والمقاولين

إذا كنت تدير عملاً أو تعمل كمقاول مستقل، فمن المحتمل أنك واجهت نموذج W-9. سيساعدك شرح نموذج W9 هذا على فهم ماهية هذا المستند، وسبب أهميته، وكيفية استخدامه بشكل صحيح. W-9 هو مستند ضريبي بسيط لكنه حاسم يوفر معلومات أساسية للشركات التي تحتاج إلى الإبلاغ عن المدفوعات إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. سواء كنت توظف مستقلين أو تعمل كواحد منهم، فإن معرفة كيفية التعامل مع هذا النموذج بشكل صحيح يمكن أن يوفر عليك صداع ضريبي في المستقبل.

ما هو نموذج W-9 ومن يحتاجه؟

نموذج W-9، المسمى رسمياً طلب رقم تعريف دافع الضرائب والشهادة، هو مستند من مصلحة الضرائب الأمريكية يُستخدم لجمع المعلومات من المقاولين والمستقلين والموردين. على عكس نموذج W-2 الذي يتلقاه الموظفون، فإن W-9 مخصص للعمال والشركات المستقلة.

عندما توظف شخصاً كمقاول مستقل أو تدفع لمورد أكثر من 600 دولار في السنة، فأنت بحاجة إلى معلومات W-9 الخاصة به. يتيح لك ذلك تقديم نموذج 1099 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في نهاية العام، للإبلاغ عن المبلغ الذي دفعته لهم. نموذج W-9 نفسه لا يُرسل إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. بدلاً من ذلك، يبقى في سجلاتك كوثائق.

المعلومات الأساسية في نموذج W-9

يجمع نموذج W-9 عدة معلومات مهمة:

• الاسم القانوني واسم العمل (إذا كان مختلفاً)
• التصنيف الضريبي (فرد، مالك وحيد، شركة ذات مسؤولية محدودة، شركة مساهمة، إلخ.)
• العنوان
• رقم تعريف دافع الضرائب (TIN)، وهو إما رقم الضمان الاجتماعي (SSN) أو رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
• الشهادة والتوقيع

رقم تعريف دافع الضرائب هو الجزء الأكثر أهمية. يسمح هذا الرقم لمصلحة الضرائب الأمريكية بتتبع الدخل وضمان الإبلاغ الضريبي المناسب. كصاحب عمل، يجب عليك الحفاظ على هذه المعلومات آمنة وسرية.

كيفية ملء نموذج W-9 بشكل صحيح

إكمال نموذج W-9 أمر بسيط، لكن الدقة مهمة. إليك تفصيل خطوة بخطوة لكل قسم:

الاسم ومعلومات العمل

أدخل اسمك تماماً كما يظهر في إقرارك الضريبي. إذا كنت تعمل تحت اسم تجاري (DBA أو "ممارسة الأعمال باسم")، قم بتضمين ذلك في حقل اسم العمل. على سبيل المثال، إذا كان جون سميث يدير "Smith Consulting"، فسيدرج "John Smith" كاسم و "Smith Consulting" كاسم العمل.

التصنيف الضريبي

ضع علامة في المربع الذي يطابق هيكل عملك. تشمل الخيارات الشائعة فرد/مالك وحيد، شركة ذات مسؤولية محدودة بعضو واحد، شركة C، شركة S، أو شراكة. إذا لم تكن متأكداً، استشر محترف ضرائب أو تحقق من مستندات تسجيل عملك.

تقديم رقم TIN الخاص بك

أدخل إما رقم الضمان الاجتماعي أو رقم تعريف صاحب العمل. يستخدم الملاك الوحيدون عادةً رقم SSN الخاص بهم، بينما تستخدم الشركات ومعظم الشركات ذات المسؤولية المحدودة رقم EIN. تحقق مرة أخرى من هذا الرقم للتأكد من دقته، حيث يمكن أن تسبب الأخطاء تأخيرات في الدفع ومشاكل في الإبلاغ الضريبي.

الشهادة والتوقيع

اقرأ بيانات الشهادة بعناية. بالتوقيع، تؤكد أن رقم TIN الخاص بك صحيح وأنك لست خاضعاً للاقتطاع الاحتياطي. الاقتطاع الاحتياطي هو عندما يجب على الشركة اقتطاع 24% من دفعتك للضرائب، عادةً بسبب مشاكل سابقة مع مصلحة الضرائب الأمريكية.

متى ولماذا تطلب الشركات نماذج W-9

تطلب الشركات نماذج W-9 لعدة أسباب مهمة تتعلق بالامتثال الضريبي وحفظ السجلات.

متطلبات الإبلاغ لمصلحة الضرائب الأمريكية

تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من الشركات الإبلاغ عن المدفوعات المقدمة للمقاولين والموردين. إذا دفعت لشخص ما 600 دولار أو أكثر خلال السنة الضريبية مقابل الخدمات، فيجب عليك تقديم نموذج 1099-NEC (تعويض غير الموظفين). يوفر نموذج W-9 المعلومات اللازمة لإكمال هذا الإيداع.

بدون نموذج W-9 مكتمل، تواجه الشركات معضلة. قد تحتاج إلى بدء الاقتطاع الاحتياطي بنسبة 24%، مما يعني أن المقاولين يحصلون على أموال أقل. هذا يحمي الشركة من العقوبات المحتملة من مصلحة الضرائب الأمريكية لعدم الإبلاغ عن المدفوعات بشكل صحيح.

أفضل الممارسات لطلب نماذج W-9

تطلب الشركات الذكية نماذج W-9 قبل إجراء أي مدفوعات. هذا يمنع التدافع في نهاية العام عندما تكون نماذج 1099 مستحقة. إليك بعض أفضل الممارسات:

• اطلب نموذج W-9 أثناء عملية الإعداد
• قم بتخزين النماذج المكتملة بشكل آمن مع المستندات الضريبية الأخرى
• قم بتحديث معلومات W-9 إذا تغيرت تفاصيل المقاول
• احتفظ بنماذج W-9 لمدة أربع سنوات على الأقل لأغراض تدقيق مصلحة الضرائب الأمريكية
• لا تشارك معلومات W-9 أبداً خارج فريق المحاسبة الخاص بك

أخطاء W-9 الشائعة وكيفية تجنبها

يمكن أن تسبب عدة أخطاء شائعة مشاكل مع نماذج W-9. إن إدراك هذه المشكلات يساعد كلاً من المقاولين والشركات.

الأسماء وأرقام TIN غير المتطابقة

المشكلة الأكثر شيوعاً هي عندما لا يتطابق الاسم على نموذج W-9 مع سجلات مصلحة الضرائب الأمريكية لرقم TIN المقدم. يحدث هذا غالباً مع الأفراد المتزوجين الذين غيروا اسمهم الأخير لكنهم لم يحدثوه لدى إدارة الضمان الاجتماعي. تأكد دائماً من أن اسمك يطابق أحدث إقرار ضريبي لك.

التصنيف الضريبي الخاطئ

يمكن أن يؤثر اختيار نوع الكيان التجاري غير الصحيح على كيفية فرض الضرائب عليك. غالباً ما تكون الشركات ذات المسؤولية المحدودة ذات العضو الواحد في حيرة حول ما إذا كان يجب وضع علامة على "فرد" أو "شركة ذات مسؤولية محدودة". الافتراضي للشركات ذات المسؤولية المحدودة ذات العضو الواحد هو فرض الضرائب كملكية فردية (فرد)، ما لم تكن قد اخترت الضرائب على الشركات.

التوقيعات المفقودة

نموذج W-9 غير الموقع غير صالح. يجب على كل من المقاولين والشركات التحقق من توقيع النموذج قبل اعتباره مكتملاً. التوقيعات الإلكترونية مقبولة وأصبحت شائعة بشكل متزايد.

الخلاصة

فهم نموذج W-9 ضروري لأي شخص مشارك في علاقات المقاولين. غطى شرح نموذج W9 هذا أساسيات ماهية النموذج، وكيفية إكماله، ولماذا يهم للامتثال الضريبي. تحتاج الشركات إلى نماذج W-9 للوفاء بالتزاماتها في الإبلاغ لمصلحة الضرائب الأمريكية، بينما يجب على المقاولين تقديم معلومات دقيقة لضمان الإبلاغ الضريبي المناسب. من خلال التعامل مع نماذج W-9 بشكل صحيح منذ البداية، فإنك تتجنب تأخيرات الدفع ومشكلات الاقتطاع الاحتياطي والمشاكل الضريبية المحتملة. حافظ على معلومات W-9 الخاصة بك محدثة، وقم بتخزين النماذج بشكل آمن، ولا تتردد في استشارة محترف ضرائب إذا كانت لديك أسئلة حول وضعك المحدد.

الأسئلة الشائعة